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Möchtest Du weniger Stress mit einem immer vollen Postfach haben? Zum Feierabend einen leeren Posteingang und alle Todos abgearbeitet oder terminiert haben? Dann schau Dir gern meinen Live-Workshop an.

Im Workshop legen wir das Tool für Deine Todoliste fest und richten es in wenigen Klicks ein. Wenn Du bereits das perfekte Tool für Dich hast, nutzt Du das gern weiter.

Dann verschaffen wir uns einen Überblick über Dein Emailpostfach, schauen, welche Emails rein kommen und wie wir diese entspannt sortieren können.

Wir treffen uns zu einem 120 minütigen Workshop und gemeinsamen arbeiten an Deinem Posteingang. Ein weiterer 60 minütiger Workshop zur Reflektion und für weitere Fragen wird ca. 14 Tage später statt finden.

Beide Workshops werden über Zoom stattfinden und aufgenommen. https://explore.zoom.us/de/privacy/

Du erfährst meine besten Hack, Routinen und Tipps und Tricks, wie Dein Postfach ab sofort leer bleibt. 

Hier kannst Du Dich unverbindlich anmelden.
Sobald ein Termin für den Workshop feststeht, melde ich mich dann bei Dir.

Wenn Du noch eine Rückfrage hast, dann schreib mir gerne.

Dies ist das Transkript der Folge:

Hallo und herzlich willkommen zum Podcast Entspannt organisiert im Business. Hier geht es um dich, dein Business und um alles, was dich dabei unterstützt, im Business entspannt organisiert zu sein.

Mein Name ist Sonia Schüttler und ich möchte dich dabei unterstützen, weil ich aus eigener Erfahrung weiß, wie viel Positives die richtigen Organisationsgewohnheiten in deinen Business Alltag bringen können. Es sind nicht immer direkt Mitarbeitende oder Assistenzen nötig. Für den Anfang reichen oft gut strukturierte Prozesse und Abläufe und die Nutzung von passenden Tools und Automationen. Lass dich auch in dieser Folge wieder inspirieren. Viel Spaß!

Hallo und ganz herzlich willkommen zu einer neuen Folge im Podcast Entspannt organisiert im Business.

Vielleicht ist es dir aufgefallen, letzten Monat ist die Folge ausgefallen und vielleicht, wenn du gerade das Video siehst, dann siehst du, ich befinde mich auch in einem neuen Raum.

Wir sind umgezogen und da passte die Podcastfolge einfach nicht in meinen entspannten Businessalltag und auch in den sonstigen Alltag nicht. Und jetzt habe ich aber gedacht, ich nehme mal wieder direkt eine neue Folge für dich auf, damit es diesen Monat nicht untergehen kann.

Ich habe heute wieder einen ganz knackig kurzen Impuls für dich. Ich hoffe zumindest, dass ich knackig kurz bleiben kann. Und zwar der Start in den Tag, der entspannte Start in den Arbeitstag.

Vielleicht kennst du das auch.

Du setzt dich an den Schreibtisch, dann liegt da schon so ein Berg Papier, du öffnest deinen E-Mail-Postfach, dann sind da 20 neue E-Mails oder 30 oder 40, je nachdem wie viele Postfächer du vielleicht auch hast. Und dann ist die ganze Entspannung direkt hin.

Du weißt dann gar nicht, wo du anfangen sollst. Was ist das Wichtigste? Wie viel wirst du heute überhaupt schaffen?

Und genau darüber möchte ich heute mit dir sprechen. Ich möchte Dinge, Hacks, Tricks, Tipps mit dir teilen, wie dein Start in den Tag entspannt laufen kann. Was kannst du planen? Was kannst du vorher schon machen, damit der Start möglichst entspannt wird?

Die Dinge, die uns unvorbereitet treffen, mit denen wir nicht rechnen, die stressen uns oft am meisten. Daher ist es gut, wenn du mit einem Plan in den Tag startest.

Mir hilft das immer sehr, zum Feierabend noch einmal in mein Postfach zu schauen, noch einmal auf meine To-do-Liste zu schauen, welche Dinge sind gerade noch da, wie kann ich die wegplanen und welche Sachen muss ich für morgen einplanen?

Was steht vielleicht auch schon für morgen auf der To-do-Liste?

Und dann kann ich da schon mal schauen und schon mal einen Überblick für mich gewinnen und starte am nächsten Tag nicht völlig überrascht.

Meistens plane ich mir dann auch direkt ein bis zwei richtig große wichtige Aufgaben ein, die ich persönlich dann auch gerne morgens, also für den nächsten Tag plane ich mir die ein und dann erledige ich die morgens direkt als erstes, damit die schon mal weg sind, damit meine frische Energie da ran fließen kann und dann plane ich mir noch so drei bis fünf bis sieben kleinere Aufgaben ein.

Das liegt natürlich immer ganz daran, wie groß sind diese Aufgaben, was ist das für ein Zeitaufwand und es kann bei dir auch ganz anders sein.

Es kann sein, dass du sagst, ich starte lieber mit einer leichteren Aufgabe, mit etwas, was nicht so viel Fokus kostet, nicht so viel Konzentration und hab vielleicht um 11 mein Hoch.

Vielleicht hast du auch um 15 Uhr oder um 21 oder 22 oder ein Hoch.

Achte einfach mal darauf, wann kannst du besonders gut arbeiten und was sind vielleicht auch Zeiten, wo du sagst, da kann ich es auch sein lassen, dann leg ich den Stift lieber hin und arbeite später nochmal ein bisschen.

Was mir in jedem Fall sehr, sehr hilft, entspannt organisiert zu sein und meine Aufgaben im Blick zu haben, ist, dass ich meine Sachen direkt einplane.

Wenn ich irgendeine Aufgabe per E-Mail zum Beispiel reinkriege, dann schicke ich die direkt an meine To-Do-Liste, das ist bei mir mein Todoist, und plane die direkt für den Termin ein, wann ich sie erledigen möchte.

Es sei denn, das ist jetzt so eine ganz kleine Sache, die ich in zwei Minuten erledigt habe, dann mache ich das sofort, weil alles andere würde mich da mehr Zeit kosten. Und alle Todos, die längere Zeit in Anspruch nehmen, werden aber sofort eingeplant.

Ich habe verschiedene Hashtags in Todoist, für jeden Kunden, für jede Kundin eins, ich kann das Datum dazu planen, ich kann Dateien anhängen, die ich dafür brauche in der Aufgabe und das Schöne ist auch, ich kann das abhaken, so dass das dann auch wirklich erledigt ist in meinem Kopf.

Natürlich kannst du da auch sämtliche anderen Tools nutzen.

Ich arbeite mit Kunden und Kundinnen, zum Beispiel gerne mit Meistertask oder mit Trello, das sind Kanban Boards oder auch mit Tools wie Asana oder Monday und wie sie alle heißen.

Ein weiterer Tipp, der mir sehr hilft, ist die Arbeit in Zeit-Blöcken, dass ich wirklich sage, ok, morgens wenn ich anfange, nehme ich mir eine halbe Stunde Zeit, schaue meine E-Mails.

Das empfehle ich dir nicht unbedingt, aber bei mir kommen auch über Nacht dann noch mal wichtige Dinge rein, die ich dann in meinen Tag einplanen muss und möchte.

In jedem Fall arbeite ich in Blöcken. Ich habe einen Block, der ist dann für meine E-Mails. Wenn ich diesen Block, diesen Zeitblock erledigt habe, dann schließe ich mein E-Mail Postfach und dann widme ich mich dem Block.

Vielleicht habe ich dann einen Block mit einer Fokuszeit, wo ich mich wirklich fokussiert an einer Aufgabe widme.

Vielleicht habe ich zum Beispiel auch einen Telefonblock, einen Zeitblock, in dem ich meine Telefonate erledige, die an dem Tag erledigt werden müssen.

Vielleicht zum Beispiel einen Block für Buchhaltung, für Schriftkram, wo ich dann zum Beispiel Angebote oder so was schreibe.

Überleg mal, wie du die Aufgaben, die bei dir in deinem Business anfallen, wie du die gut zusammenfassen kannst, dass ähnliche Aufgaben auch gemeinsam erledigt werden müssen, dass dein Gehirn nicht immer umschalten muss, wenn zum Beispiel gerade eine Email reinkommt oder weil das Telefon klingelt.

Schau mal, welche Blöcke du in deinem Business finden kannst, in deinen Aufgaben finden kannst und versuch die Dinge auch wirklich in Blöcken zu erledigen, sodass du zum Beispiel sagen kannst, wenn ich jetzt eine wichtige Aufgabe, eine Fokusaufgabe erledigen möchte, dann kann ich zum Beispiel in der Zeit einfach mein E-Mail Postfach schließen.

Ich kann an meinem Handy zum Beispiel einstellen, dass ich gerade Fokuszeit habe, dass ich in der Zeit nicht gestört werde. Ich kann die Tücklingel abschalten. Überleg mal, was sind Aufgaben, die du gut bündeln kannst und wann passt die Fokuszeit dann für dich gut rein.

Und dann probiere einfach mal, in Zeitblöcken zu arbeiten.

Mach dir mal zwei, drei Zeitblöcke, die sich für dich erstmal ganz gut anfühlen und teste das für dich mal. Wenn du magst, kannst du mir auch gerne ein Feedback geben.

Ich bin sehr gespannt, was du für Blöcke hast, mit denen du logisch arbeiten kannst.

Vielleicht habe ich auch noch einen kleinen Tipp für dich. Wenn du magst, dann schreib mir gerne. Ich blende mal hier meine E-Mail Adresse ein.

Wenn du mit Zeitblöcken arbeitest, oder auch wenn du nicht mit Zeitblöcken arbeitest, sondern einfach sagst, ich plane jetzt eine Aufgabe ein, dann denke auch immer gerne an Pufferzeiten. Es kommt immer mal was dazwischen.

Es dauert vielleicht irgendwas mal einen Moment länger. Und wenn du so eine kleine Pufferzeit noch eingebaut hast, dann ist das oft sehr, sehr hilfreich.

Ein weiterer Tipp, der mir auch immer mal wieder schwer fällt, ist, plane dir auch Pausen und Auszeiten ein.

Auch positiver Stress, also wenn du deine Arbeit gerne machst und sie dich also nur ein bisschen stresst, eben einfach weil es viel ist, auch das ist auf Dauer nicht gut für dich.

Was wirklich hilft, ist direkt in deinem Kalender Zeitfenster für positive Dinge einzupflanzen.

Zum Beispiel jeden Dienstag um 16 Uhr eine Stunde für den Spaziergang einplanst.

Vielleicht jeden Mittwoch morgens eine Stunde schwimmen gehst und dass du diese Termine auch wirklich in deinem Kalender einplanst und die genauso wichtig nimmst wie einen Kunden oder Kundinnen Termin.

Das hilft mir immer sehr, das auch wirklich dann einzuhalten.

Wenn das im Kalender steht, dann ist das schon mal fix.

Wenn es aber nicht drin steht, dann natte ich mich meistens auch nicht dran.

Das war jetzt ganz knackig kurz gehalten, was mir hilft, entspannt in den Tag zu starten und für dich habe ich jetzt noch mal die drei nächsten Schritte, die dir jetzt helfen können, die du direkt eingehen kannst, dass du direkt sagen kannst, ja ich habe das gehört und ja ich mache jetzt auch was draus.

Der erste Schritt ist, überlege mal, wann passt die Planung in deinen Arbeitsalltag?

Hilft dir das, wenn du wirklich zum Feierabend einmal reinschaust oder bekommst du dann noch zu viele Aufgaben, zu viele Infos, dann kannst du natürlich auch am nächsten Morgen reinschauen und kannst dir morgens direkt eine halbe Stunde Zeit für deine Planung nehmen.

Schau, wie passt das für dich rein und trag dir auch das fest in deinen Kalender ein. Hier habe ich einen Zeitblock, den brauche ich für meine Planung.

Die zweite Aufgabe, die du direkt erledigen darfst, ist Zeiten für Pausen und Entspannung zu finden.

Schau, wo passt auch das in den Kalender rein, wo passt das vielleicht sogar als wöchentlicher oder vielleicht als täglicher Termin rein.

Das muss ja auch nicht immer zwei Stunden schwimmen gehen sein, das kann auch einfach sein, dass du sagst, Mittagspause heißt für mich, ich gehe jetzt erstmal eine Runde um den Blog spazieren und dann esse ich was oder andersrum, wenn das für dich besser passt.

Oder ich mache einfach mal nach einem YouTube Video oder so zehn Minuten lang ein bisschen Schreibtisch-Gymnastik. Schau, wo passen solche Blöcke Blöcke bei dir rein und planen auch die direkt in deinen Kalender ein und nimm diese Termine wichtig.

Nimm die genauso wichtig wie Kunden-oder Kundentermine und nimm dir diese Zeit für dich.

Das hilft dir und das hilft auch deinem Business im Endeffekt. Ja, das war heute die knackig kurze Folge, um wieder reinzukommen und um ganz entspannt in den Arbeitsalltag zu starten.

Wenn du magst, teil gerne deinen besten Tipp mit mir, was dir unter mich hilft, in den Arbeitsalltag zu starten. Bei mir ist das zum Beispiel auch die Routine, mir morgens immer direkt zwei große Tassen Tee zu machen.

Die sehen dann so aus und das hilft mir zum Beispiel sehr entspannt in den Tag zu starten, weil das einfach so gemütlich ist und ich habe auch direkt genug zu trinken am Schreibtisch und weiß, ich werde heute genug trinken, weil auch das ist gut für mein Gehirn.

Ja, ich freue mich, wenn du dich bei mir meldest, wenn du mir dein Feedback zu dieser Folge gibst und ansonsten sehen oder hören oder beides wir uns bei der nächsten Folge. Mach’s gut!

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