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Orga ABC – Vereinfache, automatisiere und lagere aus im Business

Vor einigen Wochen habe ich den Online-Kongress „Entspannt organisiert im Business“ veranstaltet. Die Kongress-Planung und Organisation bereiten mir viel Freude. Außerdem wollte ich gern für Dich viel Wissen zusammentragen was vor, während und nach der Gründung oder der Gewerbeanmeldung wichtig ist. Dafür habe ich mir fast 25 Experten und Expertinnen an meine Seite geholt und wir haben über Führung, Organisation, Projektplanung, Unternehmertum und viele weitere Themen gesprochen.

Während meines Kongresses und auch danach habe ich viele Nachrichten von Selbstständigen und Unternehmern:innen bekommen, die alle Aufgaben in ihrem Business alleine stemmen, weil sie gar nicht wissen:

  • Was kann ich abgeben?
  • Wie funktioniert das?
  • Welche Dinge kann ich automatisieren?
  • Wo kann mich ein Tool oder Programm unterstützen?
  • Wie kann ich einfach Zeit sparen?

Das habe ich zum Anlass genommen, für dich ein Orga ABC zu kreieren und hier mit Dir Todos und Aufgaben zu teilen, die du nicht unbedingt selbst erledigen muss.

Heute ist mein Thema:

 

Dein CRM – Dein Customer Relationship Management System

Das ist das Tool, in dem Du alle Kunden:innen-Daten abspeicherst. Wenn sich ein Kunde oder eine Kundin bei Dir meldet, hast Du Dein CRM parat und damit auch alle Informationen über das Unternehmen, die Person, den Schriftverkehr, Telefonnotizen, die Bestellungen etc. 

Im Video stelle ich Dir das CRM Centralstation vor, ich nutze es in der Zusammenarbeit mit einer Kundin. Am Anfang der Zusammenarbeit war eine meiner ersten Aufgaben ein passendes Tool zu recherchieren, das alle Möglichkeiten bot, die sie sich wünschte. Centralstation ist relativ einfach und intuitiv aufgebaut, hat dennoch alle Funktionen, die wir benötigen, es ist auf deutsch und der Kundenservice ist großartig. Die Firma sitzt in Köln, und wenn ich wirklich mal eine Frage oder eine Herausforderung habe, dann habe ich oft dieselben Menschen am Telefon, die immer großartig weiterhelfen.

 

Der Aufbau des CRM

Das webbasierte CRM ist so aufgebaut, dass Du mit der Statusseite startest, dort siehst Du Deine Aufgaben und ggf die Deiner Kollegen:innen.

Die Kundendaten sind so angelegt, dass Du als erstes eine Firma anlegst und darunter dann Mitarbeitende. Im Video zeige ich Dir, wie Du ganz einfach eine Firma anlegen kannst und die vielen kleinen Hacks, mit denen Centralstation Dich unterstützt. Beispielsweise wir nach Eingabe der Postleitzahl direkt die Stadt vorgegeben, die Du dann auswählen kannst. Daraufhin werden dann das Bundesland und das Land automatisch vorgegeben. Wenn Du alle Daten eingegeben hast, kannst Du mit „Enter“ direkt speichern. Alle Unternehmen kannst Du mit TAGs versehen. Zum Beispiel, wenn Du nach Ländern, Produkten oder Prioritäten sortieren magst.

Zu den Firmen kannst Du Aufgaben, Ereignisse oder Termine anlegen und Dich daran selbstverständlich auch wieder im Status informieren lassen. Auch Dateien, wie Angebote oder Protokolle etc. kannst Du hier ablegen.

Unter den Firmen kannst Du dann Mitarbeitende anlegen. Ganz wunderbar ist, dass das System z.B. zwischen eher weiblichen oder eher männlichen Vornamen unterscheiden kann und entsprechend Herr/Frau und die Anrede selbst auswählt. Du hast dann auch die Möglichkeit, die daraus Excel Tabellen zu exportieren, mit denen Du Serienmails erstellen kannst. Darin ist dann auch eine formelle und eine informelle Anrede enthalten, perfekt für ein Serienfeld.

 Auch bei den Ansprechpartnern:innen, die Du einträgst, gibt es wieder die Möglichkeit TAGs zu vergeben. So kannst Du wunderbar nach Abteilungen sortieren oder auch nach Produkten.

Zum Ansprechpartner gibt es auch wieder die Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen, Termine zu hinterlegen und Dateien oder Notizen abzulegen. Dabei kannst Du auch Kollegen:innen über den Fortschritt informieren.

 

Kleine Helferlein im CRM

Wenn Du eine Emailadresse in das CRM hineinkopierst, gibt es eine kleine Hilfestellung. Oft sind aus dem Internet kopierte Adressen so aufgebaut: Sonia(at)entspannt-organisiert.de – und das erkennt das System direkt und fügt ein @ ein.

 Doppelte Namen werden automatisch vom System erkannt und Du wirst gefragt: Diese:n Ansprechpartner:in gibt es bei Firma XY schon – ist das eine Doublette?

Du kannst direkt im CRM mit einem Klick auf die Emailadresse eine Mail an diese Person senden. Dadurch wird eine Kopie dieser Mail im System abgelegt und auch ein möglicher Anhang wird mit abgelegt.

 

Mein Fazit zum CRM Centralstation

Ich kann die Zusammenarbeit und auch die Arbeit alleine mit Centralstation sehr empfehlen, weil es sehr übersichtlich und intuitiv zu handhaben ist. Du hast alles, was du brauchst direkt auf einen Blick – und wenn ein Kunde oder eine Kundin anruft und Du schnell alle Informationen haben möchtest, dann ist ein CRM auf jeden Fall sehr hilfreich. Wir nutzen das Tool jetzt schon einige Jahre und sind sehr zufrieden.

 Natürlich kannst Du auch für Dein CRM mit anderen Tools oder auch einfach mit einer Excel-Liste oder einem Notizbuch arbeiten.

Welche Tools oder Programme nutzt Du für Deine Kundendaten und Notizen? Melde Dich gern bei mir, wenn Du Fragen zum Thema hast.

Mein Name ist Sonia Schüttler und ich habe vor über 20 Jahren meine Ausbildung zur Industriekauffrau abgeschlossen. Danach habe ich jahrelange Erfahrung als Assistenz und Sachbearbeitung gesammelt und bin jetzt seit Anfang 2018 als selbstständige virtuelle Assistentin tätig.

Selbstständig zu sein ist für mich mehr als nur ein Job: Durch die Freude an der Arbeit und den tieferen Sinn, den ich darin sehe, kann ich noch bessere Leistungen für meine Kunden:innen erbringen.

Ich möchte Dich dabei unterstützen, Dein Business entspannt zu organisieren, weil ich aus eigener Erfahrung weiß, wieviel positives die richtigen Organisations-Gewohnheiten in Deinen Business Alltag bringen können.

Mehr Fokus, bessere Organisation und mehr Produktivität

für Dein Business durch

Routinen und Gewohnheiten:

Dadurch, dass Dein Gehirn Gewohnheiten ohne großen neuronalen Aufwand ausführen kann, sparst Du Energie.

 Dinge, die Du routiniert ausführst, erledigst Du präzise und schnell. Dir passieren weniger Fehler und Du bist produktiver.

 Das schafft Zeit für Kreativität, Spontanität und für Dich!

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