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Hör auf zu grübeln und rocke Deine Projekte – Interview mit Anna-Elena Stoehr

Dies ist ein Interview aus meinem Online-Kongress „Entspannt organisiert im Business„.

Anna-Elena Stoehr ist Mentorin für Projektmanagment.

Seit weit über 15 Jahren ist Projektmanagement Anna-Elenas Leidenschaft. Auf ihren beruflichen Stationen erkannte sie schnell die Schlüsselrolle eines einfachen, leicht zu integrierenden Projektmanagements mit praxiserprobten Tools, die ihre Projektteams effizient entlasten. Somit können sie sich auf das Wesentliche fokussieren: Nämlich das Erreichen der Projektziele. Wenn möglich immer mit Freude und Leichtigkeit!

Anna-Elena fängt in unserem Interview bei den Basics an: Was ist ein Projekt? Und erläutert dann anschaulich, dass wir als Unternehmer:innen oder Selbstständige in unserem Business alle Projektmanagement wahrscheinlich schon einsetzen ohne uns darüber im Klaren zu sein.

Sie unterstützt ihre Kunden:innen durch hybrides Projektmanagement mit perfekt aufeinander abgestimmten Stellschrauben und erklärt uns auch, welche Rahmenbedingungen dafür wichtig sind. Ein wunderbarer Tipp von ihr: Auch mit einfachsten Mitteln, wie einer Excel-Tabelle ist Projektmanagement möglich.

Besonders spannend fand ich heute wie Lego Steine im Projektmanagement eingesetzt werden können. Wusstest Du das eigentlich schon?

Transkript zum Interview:

Sonia: Hallo und herzlich willkommen zu „Entspannt organisiert im Business“, dem Online Kongress, mit dem dein Weg aus dem Orga-Chaos finden kannst. Mein Name ist Sonia Schüttler. Ich bin deine Gastgeberin hier. Lass dich auch heute wieder vom heutigen Interview inspirieren. Ich habe heute Anna Elena Stoehr zu Gast und sie macht deine Projekte erfolgreicher. Hallo, liebe Anna Elena. Schön, dass du da bist.

Anna Elena: Hallo und herzlich willkommen. Ich freue mich wahnsinnig, als Gast bei dir eingeladen zu sein und hoffentlich ganz viel Mehrwert bieten zu können.

Sonia: Da bin ich ganz sicher, dass wir das zusammen schaffen. Ich habe gerade schon angerissen: Du machst Projekte erfolgreicher, du bist Mentorin für Projektmanager:innen. Was machst du da genau? Wie kannst du helfen? Erzähl mal ein bisschen was.

Anna Elena: Da steigst Du direkt mit so einer Hammerfrage ein! Finde ich gut. Direkt auf die neun. Wir haben ja gesagt, Mehrwert gibt es auf jeden Fall. Also ja, ihr seht schon so ein bisschen im Hintergrund: Projekte sind meine Leidenschaft und ich durfte über viele, viele Jahre, inzwischen nähere ich mich eher der 20 Jahre Marke, als der 15-jährigen. Aber ich sage immer, seit mindestens 15 Jahren mache ich das Ganze schon, Projekte erfolgreicher zu machen. Ich bin als Projekt Assistenz ursprünglich mal gestartet. Das ist sehr operativ und habe mich dann über die Jahre immer weiterentwickelt. Und irgendwann war ich dann PMO, also Projektmanagement-Office wo ich andere Projektmitarbeiter, Projektleiter dazu befähigt habe, ihre Projekte erfolgreich zu machen. Der Punkt ist allerdings jetzt der, dass ich das damals schon anders gemacht habe als andere. Und das hat mich früher zu einer Außenseiterin gemacht. Und jetzt geben mir ganz viele andere Experten Recht, dass das genau der richtige Weg ist. Es fragt sich vielleicht: Was meint die denn? Na ja, es gibt ja so das klassische Projektmanagement, wo du alles vorplanen, in die Glaskugel guckst und sagst: So wird das passieren.

Und dann gibt es das agile Projektmanagement, wo man dann doch eher so kleinere Teilgruppen nimmt, überschaubare Horizonte von weiß ich nicht: Zwei Wochen bis hin zu einem Monat, wo man dann Teilergebnisse abliefert, das ganze bewertet und von diesem Punkt dann wieder weiter sozusagen plant. Und das beides, also Wasserfall Modell und Scrum, habe ich damals schon kombiniert. Ich habe mir immer die Teams angeguckt und hab geguckt, die haben die Stärken und das ist im Umfeld unterwegs. Das machen wir so und so und bei anderen war es dann wieder ganz anders. Das nennt sich hybrides Projektmanagement. Den Begriff habe ich vor über zehn Jahren selber noch nicht gekannt. Und das ist meine absolute Leidenschaft zu schauen, wie man halt ja alles perfekt aufeinander abstimmen kann. Wir Frauen wissen das. Ich sage immer Ein gutes Projektmanagement ist es wie ein super sexy, gut sitzender BH. Man denkt, das ist kaum möglich, aber so ist es. Das ist möglich, wenn man die richtigen Stellschrauben findet und sie einstellt, damit es halt nicht quetscht und nicht zwickt und unangenehm ist.

Sonia: Spannend. Das wäre nämlich genau eine meiner nächsten Fragen gewesen: Wie siehst du das? Wie agil muss ich sein und wie passt das so für jeden? Finde ich sehr spannend, dass du da so genau den Weg für jede:n wahrscheinlich findest. Oder für jedes Projekt.

Anna Elena: Bestimmte Rahmenbedingungen gibt es natürlich schon. Also du musst schon teamfähig sein und kommunizieren. Zum Beispiel ja, die wollen wir mal annehmen und da muss man einfach gucken, wo die Tendenz tatsächlich hinschlägt. Ob Du mit vielen Änderungen rechnen musst, ob du kleine oder große Teams hast, ob dein Budget deine Zeit festgeschrieben ist oder vielleicht die Qualität oder alles drei. Dann müssen wir das dann irgendwie verhackstückt bekommen. Da gibt es bestimmte Tools, bestimmte Methoden, mit denen wir helfen, das besser hinzubekommen. Auch für deine Kunden.

Sonia: Und für diejenigen, die jetzt erst einmal mit Projektmanagement vielleicht noch nicht so ganz viel anfangen können Was für welche Bereiche in meinem Business kann ich das, wenn ich ein relativ kleines Business hab, jetzt noch nicht so ein riesen Unternehmen, vielleicht ich alleine oder vielleicht auch eins, zwei Mitarbeiter:innen, wo kann ich das mal einsetzen? Was sind die die häufigsten Felder?

Anna Elena: Vielleicht fangen wir damit an: Was ist überhaupt ein Projekt? Weil ich glaube, dann wird das andere Drumrum schon viel, viel klarer. Keine Sorge, ich möchte jetzt nicht mit Fachtermini zuwerfen, aber ein paar Sachen brauchen wir. Also ein Projekt ist etwas, was du einmalig machst, was neuartig ist, was beschränkt ist in Bezug auf die Zeit, die Kosten und die Qualität, die du liefern möchtest. Und es gibt immer spezielle Rahmenbedingungen. Man nennt es die projektspezifische Organisation. Also ein bisschen machst du das Ganze und bestimmte Risiken und Chancen natürlich. Und dadurch, dass du den Chancen wesentlich mehr beimisst als den Risiken, realisierst das, weil du besser, größer, schneller werden möchtest. Und für mich bedeutet das halt nicht, dass das in so einen kompletten organisatorischen Overload umkippen muss. Sondern wirklich zu gucken: Was brauchst du? Wenn du jetzt alleine mit Deinem Business bist, da können kleinere Tools dich zum Beispiel schon unterstützen, eine bestimmte Struktur reinzubekommen, damit du jeden Tag an den Dingen arbeitest, die dir den höchsten Nutzen bringen.

Das mag vielleicht wie Tagesgeschäft wirken, aber viele Dinge sind vielleicht auch schon ein Projekt. Zum Beispiel, dass du sagst: Ich brauche ein bestimmtes CI, mein Auftreten nach außen und Social Media, die Postings, die ich mache, da brauche ich eine bestimmte Grundstruktur. Diese einmal zu entwerfen und zu implementieren ist ein Projekt. Die Posts selber schreiben würde ich als Tagesgeschäft abstempeln.

Ja, aber eine Homepage erstellen zum Beispiel, das wäre auch ein Projekt, Deine Geschäftsunterlagen erstellen, ein Freebie erstellen. All diese Dinge sind kleine Mini Projekte und du hast natürlich auch im privaten Umfeld, ja auch, wenn du eine Urlaubsreise antrittst, bist du im Projektmanagement unterwegs, wenn und Du eine Einschulungsparty für deine Kinder organisiert. Das ist auch wieder ein Projekt. Das sind ganz viele Punkte, wo es sich um Projekte handelt, und wo Du mit bestimmten Systemen einfach eine Struktur rein bekommst, die Dein Risiko zu scheitern wirklich extremst nach unten senkt.

Sonia: Und was sind so – Du hast das auch schon angesprochene – Tools und Instrumente, die helfen? Hast du da schon so ein paar Tipps, dass du sagst Das würde ich auf jeden Fall empfehlen? Was sind deine Lieblings Tools?

Anna Elena: Also. Das kommt natürlich auch wieder drauf an, wo du stehst. Wenn du ganz am Anfang bist, nimm ein Tabellenkalkulation Programm, das geht dann mit. Man glaubt es nicht, aber es geht damit. Weil was ich beobachte, gerade im Online Business ist immer dieses ich kann nicht anfangen, bevor ich nicht dieses Tool habe oder jenes Tool habe. Und schwuppdiwupp hast du einfach eine Kostennote da stehen, wo du sagst: Krass, dafür muss ich jeden Monat arbeiten, damit ich diese Tools nutzen kann. Ja, also Excel ist eine super Basis, um damit erst mal loszulegen, um eine Übersicht zu haben. Wenn Du es ein bisschen professioneller haben möchtest, auch kostenlos (also die Lizenz kauft man sich ja einmal im Office Paket oder wie auch immer, wenn man es haben möchte) – etwas was jetzt zum Beispiel in der Cloud liegt, wo du sagst, da bin ich digital unterwegs, das wäre zum Beispiel Trello. Trello ist kommt eher oder gehört eher zu den agil Methoden, weil du listenorientiert unterwegs bist. Das kannst Du dir vorstellen, wie eine digitale Pinnwand, auf der du so Fädchen gespannt hast und verschiedene Listen hast und dann einzelne Postings draufkleben kannst mit Aufgaben.

Und die Posts, die erinnern Dich, sagen: Hey, ich werde fällig oder Hey, ich habe die Farbe gelb oder grün und es steht für bestimmte Sachen. Das kommt aus dem Hause Atlassian und die sind recht bekannt, dann wiederum für größere Lösungen. Das wäre dann Jira und Confluence als Ticket-Managementsystem / Dokumentations-Plattform. Es gibt Notion, das gibt Monday. Natürlich kannst du auch MS Project, das glaube ich jetzt inzwischen nur noch Project heißt nutzen. Aber dann hast du dir einen Ferrari hingestellt und die Frage ist: Brauchst du den Ferrari oder tut’s auch erst mal der Passat oder vielleicht ein Mini? Ja, also du musst einfach gucken. Wo bin ich. Weil umso größer das Tool wird, umso umfangreicher ist es tatsächlich auch, was du da einstellen und feinjustieren kannst. Und umso mehr Zeit musst du dafür auch investieren, um es gut und professionell bedienen zu können. Und die dürfen mit dir mitwachsen die Tools, das sage ich meinen Kunden auch immer. Die kommen auch an: Ich kann keine Projekte, ordentlich managen, ich habe nicht Project. Dann sage ich: Echt, wirklich? Und dann kriegen die von mir einen Vorlagen Baukasten. Und die Vorlagen sind mit deinen Standard-Büro Programmen zu öffnen und anzuwenden und ja, dafür da, dein Projekt zum Erfolg zu führen. Da brauchst du kein Project, da brauchst Du keinen Ferrari.

Sonia: Das ist ja in vielen Dingen so, das, dass man häufig sagt: Nee, ich muss erst das haben, bevor ich starten kann. Das Wichtige ist ja eigentlich das Starten und nicht, dass ich vorher dies oder das oder jenes habe, sondern einfach, dass ich den ersten Schritt mache, anfange.

 Anna Elena: Sonia, kennst du den Spruch: Starte, wo Du bist mit dem was du hast, um das bestmöglichste rauszuholen? Irgendwie so, die Richtung geht der.

 Sonia: Ja so ein bisschen anders.

Anna Elena: Irgendwie ja, das ist jetzt ganz spontan. Aber genauso das ist halt wirklich, starte wo du bist mit dem, was du hast, da mach das Beste daraus, weil meckern kannst du immer. Warum das nicht geht. Aber dann wirst du nicht erfolgreich sein, dann ist das…

Sonia: Manche Dinge müssen sich ja auch entwickeln.

Anna Elena: Na ja, zum Beispiel: Du sitzt heute Abend hier. Das darf ich vielleicht hier erwähnen. Wir zeichnen Abends zu später Stunde auf. Sonia hat ihren Tag schon gelebt und ich bin als Nachteule und als Mompreneur fange jetzt meine Business Arbeitszeit an, so dass wir uns hier gematcht haben. Und das zeigt ja so, ich möchte einen richtig coolen Kongress hinlegen und bin dafür auch bereit. Abends. Um was haben wir jetzt knapp vor neun? Mich noch vor meinen Rechner zu klemmen, das Licht anzuschalten, Interviews zu führen. Das zeichnet halt einfach Macher-Persönlichkeiten aus und das macht den feinen Unterschied hinten raus.

Sonia: Ja, das ist ja auch super, dass du dich jetzt hierhin stellst, wo du bei deinem Arbeitstag praktisch noch gar nicht gestartet hast und uns dein Wissen zur Verfügung stellt. Ist ja auch gerade so zum Start total wichtig ist, wie kann ich starten? Auch dieser Tipp einfach zu sagen okay, du kannst einfach meine Excel Liste starten, ich brauche für den Start nicht wer weiß was. Finde ich total gut. Hast du denn das so? Es gibt ja so garantiert so ein paar Herausforderungen, die unheimlich viele haben. So im Projektmanagement. Hast du da noch so ein paar, so ein paar Anhaltspunkte für uns? Worauf kann ich achten?

Anna Elena: Ja den Größten. Was heißt Fehler? Es ist schlussendlich kein Fehler, aber die größte Herausforderung ist, glaube ich, das Projektziel klar abzugrenzen von anderen Vorhaben. Weil natürlich realisieren wir unsere Projekte, um damit strategische Ziele zu erreichen. Aber diese strategischen Ziele werden wir zu dem Zeitpunkt, wo das Projekt abgeschlossen ist, wahrscheinlich nicht mehr validieren können, geschweige denn für erfolgreich erreicht oder gescheitert kategorisieren. Ja, schlussendlich ist es so, dass wir da operative Ziele haben müssen, die jetzt validieren kann.

Also wenn ich eine neue Homepage mache, mache ich die zum Beispiel mache ich die ja, um potenzielle Kunden anzuziehen. Und ich möchte so und so viele Views im Monat drauf haben. So und so viele Anmeldung zum Newsletter oder Downloads meines Freebies. Das sind alles strategische Ziele, die ich mit dieser Homepage erreichen möchte.

Das projektbezogene Ziel kann sein, dass ich sage, ich möchte eine Homepage haben, bestehend aus einer Startseite, einer Produktseite, einer einer Freebie Seite, Datenschutz, Impressum, AGB oder so was. Das sind operative Ziele, die du am Ende tatsächlich mit einem Haken abhaken kannst. Die habe ich erreicht.

Ein zweiter Fehler… Lass mich drei Fehler vielleicht nennen. Die drei häufigsten. Und zweiter Fehler ist, dass du hingehst und dir nicht Gedanken machst. Wer ist denn damit involviert? Hier sind die sogenannten Stakeholder, also Personen, die von diesen Auswirkungen eines Projektes im positiven oder aber auch im negativen Sinne profitieren. Ja, dass du einfach guckst wen habe ich als Beteiligte dabei? Das kann ja sehr wohl sein, dass du sagst okay, die Texte, die schreibe ich selber. Aber das in die Homepage einpflegen und diesen ganzen die ganzen Backend-Arbeiten, lasse ich jemanden anderes machen. Vielleicht hast du da auch eine VA oder einen VA. Das ist ja egal, aber da musst du halt gucken. Hat ja Zeit, wenn ich die liefere und kann mir das dann zurückspielen, da im Vorfeld einfach mal zu gucken und zu sagen, ich plane das dann und dann hast du dann Zeit, nimmt hier hintenraus viel, viel Stress. Ja, also dass man es zumindest grob abstimmt.

Und das dritte große Risiko ist, dass man sich über die Risiken keine Gedanken macht. Also im Vorfeld hinsetzen, einfach mal zu überlegen Was könnte denn alles schiefgehen? Vielleicht überlegst du dir: Am einfachsten sind für dich immer die menschlichen Risiken. Und überlegst du Dir, habe ich wirtschaftliche Risiken, in der Regel wahrscheinlich nicht, das Währungsschwankungen oder sonstige Sachen drin hast. Aber es könnte ja irgendwie sein, dass du ein Geschäft aufmachen möchtest. Dann kommt ein Lockdown um die Ecke und dann ist das ein wirtschaftliches Risiko. Gibt es darüber hinaus noch technische Risiken? Kenne ich mich mit der Technik vielleicht nicht aus, dass solche Dinge und dann kann man zum Beispiel überlegen, gibt es politische Risiken, die für mich von Relevanz sein könnten? Also einfach diese vierer Kategorie und nimm dein Excel und schreibt einfach mal runter. Das Schöne ist, wenn du es runtergeschrieben hast und Dir Gedanken gemacht hast, wie Du es vielleicht abfedern oder vermeiden kannst. Da kommen die gar nicht. Das Gesetz der Anziehung habe ich in meinen Projekten immer erlebt. Die Dinge, die ich nicht auf dem Schirm hatte, die sind gekommen. Die, die ich am Anfang geschrieben hatte. Ja, ja, ja, ja, ja. Die kamen von hinten an blockiert. Man sah sie, wie so ein Sandsturm auf einen zulaufen. Und wenn man Glück hatte, konnte man es rechtzeitig erkennen und gegensteuern, sodass der Sandsturm dann doch noch an einem vorbeigezogen wird.

Ja, das sind so die drei häufigsten Sachen, auf die sagen solltest Ziele, Stakeholder, Risiken.

Sonia: Und wenn jetzt wirklich mal… Kann ein Projekt eigentlich wirklich scheitern? Oder 

Anna Elena: Ja, doch, natürlich. Du hast immer drei Option. Ich sage immer meinen Teilnehmern, du hast immer drei Optionen. Du kannst sagen, das Projekt führen wir weiter. Du kannst sagen, das Projekt wird abgebrochen oder wir müssen noch etwas anpassen. Das sind die drei Optionen, die es gibt.

Natürlich zieht man persönlich ungerne die Karte und sagt „Rote Karte“ Projekt muss abgebrochen werden. Aber unter irgendeinem Gesichtspunkt kann das dir passieren, dass du sagst: Das ist jetzt unwirtschaftlich, es ist unrentabel, ein Wettbewerber war vielleicht auch schneller als ich und hat den USP jetzt auf seiner Seite, sodass sich diese Risiken, die da noch drin spielen, in dem Projekt, diese zu tragen, gar nicht lohnen. Die Frage ist halt auch: Was heißt Scheitern? Manchmal ist es auch so, dass man sagt okay, wir ziehen das Projekt trotzdem durch, auch wenn wir wissen, dass wir nicht alle unsere Ziele erreichen. Ein gutes Beispiel: Ich bin Mompreneurin. Das ist der Grund, warum ich vormittags und abends arbeite. Und wir hatten jetzt Einschulung dieses Jahr und wir standen in unserem anderthalb Meter Kreidekreis auf dem Schulhof und ich war für die Einschulungs-Organisation verantwortlich und ich höre links einen reden, der sagt: Ach ja und können wir nicht irgendwas noch machen?

Wir müssen unbedingt noch zu Ihnen und mir ist er komisch, weil heute ist Einschulung? Wo wollen die denn heute unbedingt hin? Und der vorne sagte, ja also wir haben einen Platz bekommen, weil wir da mindestens zweimal im Monat essen gehen und auf einmal kennst du diesen Moment, wo es in deinem Kopf so klick macht. Du denkst: Oh nein. Oh, shit! Du hast was vergessen. Genau so war es. Ich habe die ganzen Familienfeiern, die an einem anderen Tag stattgefunden haben, an mehreren anderen Tagen. Die war perfekt durchgeplant. Nur dass wir nachmittags oder mittags ab 12:00 auch mal Hunger bekommen würden. Auch was essen müssen, habe ich komplett vergessen. Das gab es halt nicht. Wir sind dann dm gefahren, haben ein paar Dinkelnudeln und Pesto gekauft und beim Konditor Kuchen. Alles gut. Aber natürlich können Projekte dann scheitern. Da ist halt die Frage: Ist dieses Projekt Einstellung gescheitert oder habe ich nicht alle meine Ziele erreicht? Und ich würde sagen, es ist nicht gescheitert. Ich habe nur nicht gut kommuniziert an meine Stakeholder. Da sind wir wieder bei den Risiken und habe dem vergessen mitzuteilen, dass man ja auch sich ums Essen kümmern müsste.

Und das kann einem Profi wie mir genauso passieren, wie jemanden, der vielleicht noch nicht so firm drin ist. Die Wahrscheinlichkeit ist tendenziell geringer und dass das dann im geschäftlichen Kontext passiert, ja so ein Problemchen, würde ich jetzt eher mal auf ein Minimum reduziert bin. Aber hey, im Privaten habe ich halt meine Tools gerade nicht angewendet, meine Excel Tabellen, meine Vorlagen und so weiter und so fort und schwupps ist ein Risiko von da hinten an galoppiert gekommen. Was ich nicht gesehen habe und da musste ich ganz stark gegensteuern. Und das Schöne ist, das kann man immer. Immer. Du hast immer die Option, die Kopf nicht in den Sand zu stecken, sondern zu überlegen, was du jetzt machst.

Sonia: Schön, finde ich ich auch schön, dass das direkt so teilst, so offen. „Das kann sogar mir passieren, dass ich ein Projekt nicht perfekt erledige.“

Anna Elena: Ja, natürlich sind wir alle Menschen und das gehört dazu, dass man, dass man aus den Fehlern lernt. Ich kann euch versprechen, bei weiteren Einschulungen wird das Thema definitiv erledigt sein.

Sonia: Das stimmt. Und solche Dinge passieren immer nur einmal.

Anna Elena: Genau, Sonia.

Sonia: Hast du das in deinem Business denn auch noch, dass du manchmal sagst: Boah, das ist jetzt ganz schön herausfordernd? Du hast ja selber schon gesagt, du hast Kinder. Wir haben auch schon rausgehört, die sind noch nicht so ganz so alt. Ich habe selber zwei Kinder, das ist schon herausfordernd. Meine sind aber schon auch etwas größer. Hast du noch so Momente, wo du sagst, das ist ganz schön herausfordernd? Ich weiß auch gar nicht, ob ich das packe. Warum habe ich überhaupt gesagt, ich mache mich selbstständig? Ich bin Unternehmerin? Gibt es das bei dir noch?

Anna Elena: Ja, na klar. Sonia. Also, wer etwas anderes behauptet, mit dem möchte ich gerne sprechen. Also Zeit ist tatsächlich mein wertvollstes Gut. Was ich habe, was ich zur Verfügung stellen kann, das ist einfach so, es gibt ja auch den Spruch: Verlorener Zeit wirst du nie wieder aufholen können. Verlorenes Geld wirst du immer wieder verdienen können. Das ist meine größte Herausforderung und das führt natürlich zu Konflikten, die da sind. Und dann musst du halt überlegen, wie deine Lösungsstrategie aussieht. Ich habe das große Glück, dass ich nicht zu den Lerchen gehöre, sondern zu den Eulen und habe dann einfach hintenraus sehr, sehr viel Zeit. Und ich habe das riesengroße Glück, dass mein Netzwerk im Zweifel sich auch um die Kinder kümmern kann, das heißt morgens zur Schule fahren kann oder mal auch nachmittags betreuen kann, wenn es zeitlich eng wird. Und ansonsten plane ich meine Projekte auch mit entsprechendem Puffer ein, auch für meine Kunden, damit ich nicht in Stress komme. Aber mein Stress überträgt sich auf alle anderen Stakeholder als Projektleitung.

Und wenn du jetzt mal überlegst, der Kongress wendet sich ja an VAs, wenn du gestresst bist, wird auch der Kunde gestresst sein. Es bringt ja überhaupt nichts. Der Kunde möchte dich ja haben, damit er entspannt ist. Und da geht es dann wirklich darum, diese Puffer einzuplanen, zu gucken, wie man das strukturiert und organisieren kann, damit es einfach gut funktioniert. Und da gehören manchmal Nachtschichten dazu. Da gehört auch manchmal dazu, dass ich einfach total sauer bin, dass die Technik grad wieder mal nicht so wollte wie ich. Also ich hatte noch nicht mein erstes LinkedIn Live gemacht und es war ein Horror. Nicht nur, dass ich total deppert erst mal rumgeklickt habe auf dem Rechner und das schon live war. Nein, es war sogar so, dass ich ein Echo drin hatte, weil ich vergessen habe, mein Browser zum muten und mich selbst gehört habe und irgendwann nur den letzten Satz rausgenommen hat und Mikro gesprochen habe. Und soll ich Dir was sagen, ich habe es nicht gelöscht, es ist online, ihr könnt es suchen.

Das hat wahnsinnig viele Kommentare bekommen, weil ich gesagt habe: Hey, das ist authentisch und so ist das Leben und so ist es. Das kannst Du doch bestätigen, Sonia, oder?

Sonia: Ja, definitiv. Und auch wirklich gerade das, was authentisch ist, das ist ja auch das, was die meisten Menschen anspricht, weil man eben merkt, es kommt von einem Menschen, ist keine Maschine, die immer alles richtig macht. Da ist ein Mensch wie du und ich. Da passieren manchmal Dinge, die nicht perfekt laufen. Aber so ist das Leben. 

Anna Elena: Ja, es sollte nur nicht zweimal passieren. Das ist etwas, was wirklich ganz wichtig ist, dass man diese Lessons Learned mitgenommen hat. Lessons Learned – auch noch so ein Punkt: Schreib Dir Deine Lessons Learned auf, und guck regelmäßig rein. Ein ganz wichtiger Tipp. Das, was positiv gelaufen ist, aber auch das, was gar nicht so gut gelaufen ist. Damit du das auf andere Kunden Projekte übertragen kannst, damit du kontinuierlich besser wirst.

Sonia: Wie machst du das so für dich? Berufsleben und Privatleben. Hast du da so eine ganz strikte Trennung? Oder ist das bei dir auch so ein bisschen fließend? Ist das eine Balance? Ist das eine Integration? Wie läuft das für dich gut?

Anna Elena: Ich habe es eben schon so ein bisschen angeschnitten. Also ich arbeite halt vormittags, bis ich mein größtes Kind von der Schule abhole. Dann haben wir Familienzeit, die wir uns individuell einteilen und tolle Sachen machen, wo ich auch Freizeit habe. Und abends ab 20:30 steht mein zweiter Block an, der zu meinen Kunden ideal passt, weil die sind nämlich dann total happy, weil sie sagen: Hey, ich habe den Tag hinter mir, jetzt mache ich noch das Mentoring, gibt den Input oder jetzt gehe ich noch mal kurz einen Call mit dir und weiß genau, worauf ich achten muss. Das funktioniert so ganz gut. Und natürlich bin ich eine digitale Unternehmerin. Das heißt, ich habe mein Handy dabei, so dass das dann, wenn ich im Wald bin oder so, das ist dann schon mal einmal die Stunde drauf gucke, kommt was rein und im Notfall kann man natürlich anrufen. Ich versuche dann in der Regel natürlich Abendtermine zu finden, weil diese Zeit dazwischen ist meine Qualitätszeit, die mir wichtig ist, denn ich habe mich für die Kinder entschieden.

Ich wollte sie haben, nicht um meine „Pflicht“ erledigt zu haben, sondern weil ich sie aufwachsen sehen möchte, weil ich meine Ideen, meine Impulse hinein einpflanzen möchte und Qualitätszeit verleben möchte. Und das ist halt jetzt das Modell, wie es aktuell aussieht. Das kann sich kontinuierlich verändern. Das wird in vielen Jahren anders aussehen, als in zehn Jahren. Und das ist das Schöne, dass man es selbst gestalten kann unter bestimmten Spielregeln. Das heißt also wirklich, dass dann da auch Zeiten geblockt sind. Das ist auch so ein ganz wichtiger Punkt. Wenn du zum Beispiel mit Online Kalendern arbeitest „Lessons learned“ von mir: Gib nicht einfach nur deine Zeit ein, sondern sag, es gibt ein, zwei Tage, wo Termine gebucht werden können. Die anderen hältst du dir in Petto, frei. Du nickst. Ja, weil sonst hast du deinen ganzen Arbeitstag gestückelt, weil da einer eine halbe Stunde gebucht hat, hier und dort. Und so fokussierst du das auf zwei Tage, wo du dir das dann überlegen kannst, wann die Leute kommen und suchst du dann halt da kleinere Aufgaben wie Buchhaltung oder sonstiges, um das zu erledigen, einfach um effizienter arbeiten zu können.

Ich arbeite mit der Pommodore Technik. Ich weiß nicht ob Dir das was, das heißt 25 Minuten arbeiten, fünf Minuten Pause, wobei ich lieber 50 Minuten arbeite und dann zehn Minuten Pause machen was ganz anderes mache. Und das kann eine Tasse Tee auf der Terrasse sein. Das kann aber auch die Waschmaschine sein, die auf mich wartet, oder die Spülmaschine, die ausgeräumt wird. Aber das ist wichtig, diesen Break zu machen und dann mal was ganz anderes zu machen, in die Bewegung zu kommen, nicht fortzusetzen. 

Sonia: Mir hilft das dann auch immer schon in dem Moment für mich zu sagen: Okay, ich lasse jetzt die Arbeit einen Moment liegen und mache jetzt für mich eine Pause. Das ist dann auch wirklich, wie du schon sagst, egal was ich dann mache. Ich mich jetzt mal auf die Terrasse gehen, Tee trinken, einen Kaffee oder auch mal ja, Wäsche mache ich jetzt tagsüber nicht so gerne. Aber für mich ist das dann immer wichtig, einfach zu sagen: Okay, ich habe jetzt hier gerade eine Pause. Das finde ich auch sehr, sehr wichtig.

Anna Elena: Das ist bewusst wichtig, auch für dein Energiehaushalt. Das hat jetzt wenig mit Projektmanagement, sondern eher mit Unternehmertum zu tun, dass häufig der Irrglaube vorliegt, ich muss kontinuierlich immer weiter, wie so ein Häschen oder so ein Hamster im Laufrad arbeiten, arbeiten, arbeiten. Nur dann bin ich erfolgreich, weil Erfolg kommt ja davon, dass es erfolgt, weil ich was getan habe. Ja, aber es kommt auch, weil du an dir und deinem Energiehaushalt gearbeitet hast, weil sonst brennst du aus, dass kannst du ein zwei Jahre in einem hohen in der hohen Taktung gehen. Aber irgendwann wirst du merken Huch, wo bin ich denn geblieben? Gerade als Mompreneur. Ja, da musst du schon gucken, dass du dir deine Zeiten rausnimmt. Das finde ich wahnsinnig wichtig.  

Sonia: Ja, es ist auch sehr wichtig. Ich glaube, das verliert man manchmal auch schnell aus den Augen. Gerade dieses Hamsterrad, man macht und macht und macht. Und irgendwann macht man, weil man immer irgendwie macht und weiß vielleicht auch gar nicht mehr genau, warum.

Anna Elena: Das zu hinterfragen.

Sonia: Wir nähern uns jetzt so langsam schon dem Ende, aber ich würde von Dir total gerne noch wissen wie man mit dir zusammenarbeiten kann. Wie kannst du unterstützen? Was machst du da? Wie? Erzähl mal. 

Anna Elena: Ja. Also schlussendlich bin ich Projekt Mentorin. Was heißt, ich nehme andere an die Hand und helfe ihnen, die Hürden und die Hindernisse zu nehmen, die sie gerade so sehen. Das heißt, es kann sein, dass ich zeige, wie man überhaupt mit den Tools und Instrumenten richtig arbeitet. Das heißt also, so eine Art Basisausbildung im klassischen, agilen oder hybriden Projektmanagement anbiete, wo du dann halt diesen Werkzeugkoffer bekommst, aus dem Du Dich dann bedienen kannst. Da habe ich jetzt im November gerade wieder ein dreitägiges intensives Seminar. Das läuft dann über drei Wochen tatsächlich, weil es sehr, sehr intensiv ist. Das wird es demnächst auch als Onlinekurs geben, als Selbstlerner. Natürlich kann man mich auch im 1:1 buchen. Das ist ganz einfach noch mal zielführender und individualisierter. Man kann da auch auf dieses Wissen zugreifen und kommt halt einfach noch ein Stückchen schneller nach vorne, das ist ganz klar. Es gibt Bücher, man sieht mich in Online Kongressen zum Beispiel wie bei dir und darf dann da was lernen.

Und man kann natürlich sich jederzeit, by the way einen 30 Minuten Impulscall buchen, wenn du jetzt gerade akute Herausforderungen hast. Ich bin wahnsinnig hilfsbereit, weil ich mir selber an der Fensterscheibe so oft die Nase wie so eine Fliege, so Fliegen die immer wieder gegen die Fensterscheibe fliegen. Das ist total deppert. Die wissen das Fenster ist auf. Sie müssen nur unten durchfliegen, aber sie kriegen es nicht hin. Und genauso ist es ja. Ich habe so, bin so häufig eine Fensterscheibe geflogen. Inzwischen weiß ich, wo man abtauchen kann und wo es eine Abkürzung gibt. Und dann lass dir diesen Termin geben, dann lass uns sprechen. Und dann guckt man einfach, welche Impulse die dann schon schenken kann. Und versprochen, in dieser halben Stunde sind wertvolle Impulse drin.

Sonia: Sehr schön. Schönes Angebot. Vielen Dank schon mal dafür. Du bringst auch noch ein Freebie mit. So ein kleines Geschenk für die Zuhörer, Zuhörerinnen und Zuschauer. Magst du das auch einmal vorher schon mal teilen mit uns? Was du damit bringst.

Anna Elena: Was ich mitbringe. Da geht es um Lego Serious Play. Guck mal, ich mache. Ich komme jetzt mal so langsam ran gefahren, taste mich ran, es geht um diese tollen Geschichten und zwar ist das mega mega cool. Du kannst das nämlich nutzen, um mit deinem Kunden seine Problemstellungen zum Beispiel zu erarbeiten, wo er dann Support benötigt. Zu erarbeiten, welche Ziele der dann überhaupt in dem Projekt hat, was er überhaupt lösen möchte. Und das geniale ist, du verbindest dein Gehirn mit deiner Hand und wenn man die Hand mal darstellen würde zu den Gehirnzellen und Arealen, die in unserem Gehirn zuständig sind für die Hand, hätten wir eine monströs große Hand. Und dadurch, dass wir bauen, aktivieren Sie das Unterbewusstsein und haben gar nicht mehr diese Quality-Dates, die wir normalerweise haben. Kann man das so formulieren? Möchte ich das wirklich so nach draußen geben? Sondern man baut es, man baut es. Und hier möchte ich euch etwas zeigen. Das habe ich dann z.B. mit meinem Sohn gebaut. Er hat gesagt, Du, so ein bisschen weniger arbeiten das wäre cool und hat mir das in die Hand gedrückt, der hätte gar nichts mehr dazu sagen müssen.

Da hab ich gesagt: Okay, wir müssen das jetzt mal ganz schnell umbauen. Dann haben wir die Arbeitspakete weggenommen, haben diese Hörnchen abgebaut und haben da Eis raus gemacht und haben mir gesagt: Okay, wir machen jetzt erstmal eine coole Pause. Ja, das ist Lego Series Play. Und das mit dem Kunden, gespielt unter bestimmten Rahmenbedingungen ist einfach total genial. Und dazu biete ich regelmäßige Workshops an und alle, die jetzt dabei sind, das ist nicht ganz ein Freebie, bekommen aber einen total coolen Gutschein, den sie einlösen können und diese Methode erlernen können. Einmal, um mit Kindern zu sprechen, aber noch viel, viel wichtiger, um Kunden zu verstehen. Kundenanforderungen zum Beispiel, wie diese, wo der Kunde sagt: Pass auf, ich brauch dich, damit du mir hilfst, Licht ins Dunkel zu bekommen, damit ich meine Ziele erreiche. Denn ich möchte fröhlich sein. Man sieht es, glaube ich, jetzt hier aktiv vorangehen und mit meinen Ideen, mit meinem Business Licht ins Dunkel bringen. Das wäre zum Beispiel eine Interpretation dieses Modells.

Wer mich in anderen Online Kongressen gesehen hat, wird andere Modell-Interpretationen sehen, aber das wäre jetzt die, die ich heute für euch mitgebracht habe. 

Sonia: Sehr spannend. Das muss ich mir dann auf jeden Fall auch noch mal genau anschauen.

Anna Elena: Definitiv. Es ist genial. Das Ganze kommt… Du brauchst ein so ein Set. Mehr brauchst du nicht, um verschiedene Möglichkeiten zu haben. Kommunikationsstrukturen, Kommunikations-Konflikte, die da sind, die Du lösen möchtest. Es ist so interdisziplinär einsetzbar. Ist in meinen Augen eine der modernsten und vielfältigsten Methoden, die anwenden kannst. In allen Bereichen. Tatsächlich. Wir haben neulich so einen Urlaubsanspruch eingebaut. Das geht.

Sonia: Wirklich ganz spannend. Ich habe es gelesen und habe gedacht, ich bin ganz gespannt, was da was das bedeuten wird. Sehr cool.

Anna Elena: Also das ist wirklich eine klasse Methode, die ich von Ihnen kann. Da gibt es sie wirklich überall gratis und kann es auch für dich, für deine Projektziele, bau sie mal auf und spür mal rein, wie sich das anfühlt. Und dann ändere das, was sich nicht gut anfühlt. Risiken, kann alles damit aufbauen. Es ist so genial. Das Schöne ist, du kannst es innerhalb von zweieinhalb Stunden erlernen. Du musst nicht viel Zeit investieren, um den Nutzen daraus ziehen zu können.

Sonia: Eine allerletzte Frage noch. Vielleicht noch 1, 2, 3 besten Tipps, die du den Zuhörerinnen und Zuhörern mitgeben kannst. So im Bereich Business aufbauen…

Anna Elena: Sei geduldig, wenn du im Dunkeln sitzt, weil sicher der Sonnenaufgang kommt. Das ist, glaube ich, so eins der zentralsten Dinge, die ich mitgeben möchte. Du wirst erst mal ganz, ganz viel für dein Business tun und es wird im Außen niemand sehen. Deine Freunde, deine Bekannte, deine Familie werden fragen und sagen: Sag mal, du bist jetzt schon drei Monate zu Hause und machst da irgendwas und wir sehen gar nichts. Arbeitest du? Arbeitest du wirklich? Ja, mach dir das klar. Es wird dauern, bis man das im Außen sieht und wahrnimmt. Aber umso besser du dein Fundament gebaut hast, umso besser du hier aufgestellt bist. Auch in Bezug auf Projektmanagement, aber auch in Bezug auf Finanzen. Ich weiß, dass du hier auch ganz viele, liebe Kolleginnen drin hast und in deinem Kongress ganz wertvolle Impulse setzt in diesen ganzen Dingen, die jetzt auch hier im Kongress stattfinden. Wenn du das gut aufgebaut hast, du kommst du nicht mehr so schnell aus dem Wackeln heraus, versuche auch wirklich nachhaltig aufzubauen. Du siehst es ganz häufig, dass Leute so von jetzt auf gleich auf die Bühne kommen, durch die Luft schießen.

Die stürzen aber genauso schnell wieder ab. Ich gönne ihnen das und ich wünsche mir natürlich, dass niemand abstürzt. Aber die Realität sieht meistens nur so aus, dass du das Stück für Stück aufbauen willst. Du wirst die Zähne zusammenkneifen müssen oder zusammenbeißen müssen und dich manchmal durchbeißen müssen. Aber es lohnt sich, wenn du dein Warum kennst. Hab ein ganz starkes Warum in dir. Und das sollte nicht sein, damit ich finanziell frei bin. Das ist kein richtiges Warum, sondern dein Warum, warum du das machst. Das, finde ich, ist etwas, was ganz wichtig ist und träume richtig groß. Umso größer du träumst, umso toller wird das, was du erreichen wirst. Ich habe am Anfang den Fehler gemacht, zu klein zu träumen und dann waren die Dinge schon nach einem halben Jahr erreicht. Aber fang an richtig große blühende Landschaften Dir zu erschaffen. Macht dir vielleicht auch ein Vision Board. Nimm das mit und versuch dich dann an der Realisation. Tag für Tag, Schritt für Schritt. Den wertvollsten Aufgaben, die Dir auf der Todo-Liste stehen.

Sonia: Sehr schön. Hast du mir aus dem Herzen gesprochen.

Anna Elena: Oh, danke.

Sonia: Sehr schöne Schlussworte, liebe Anna-Elena, ich danke dir ganz herzlich, dass du dabei bist, dass du dein Wissen mit uns geteilt hast. Da waren ganz viele tolle Sachen dabei. Ich muss gleich selber noch mal Zettel und Stift zur Hand nehmen und das alles aufschreiben.

Anna Elena: Ja, notfalls kommst du bei mir auch noch mal in den Impulscall rein.

Sonia: Ja, danke für dein Wissen, deine Zeit und auch Dir, liebe Zuschauerinnen und Zuschauer, danke, dass Du dabei warst und wir sehen uns hoffentlich beim nächsten Interview wieder. Machs gut.

Mein Name ist Sonia Schüttler und ich habe vor über 20 Jahren meine Ausbildung zur Industriekauffrau abgeschlossen. Danach habe ich jahrelange Erfahrung als Assistenz und Sachbearbeitung gesammelt und bin jetzt seit Anfang 2018 als selbstständige virtuelle Assistentin tätig.

Selbstständig zu sein ist für mich mehr als nur ein Job: Durch die Freude an der Arbeit und den tieferen Sinn, den ich darin sehe, kann ich noch bessere Leistungen für meine Kunden:innen erbringen.

Ich möchte Dich dabei unterstützen, Dein Business entspannt zu organisieren, weil ich aus eigener Erfahrung weiß, wieviel positives die richtigen Organisations-Gewohnheiten in Deinen Business Alltag bringen können.

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Routinen und Gewohnheiten:

Dadurch, dass Dein Gehirn Gewohnheiten ohne großen neuronalen Aufwand ausführen kann, sparst Du Energie.

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