[00:00:00.820]

Hallo und herzlich willkommen zum Podcast „Entspannt organisiert im Business. Hier geht es dich, dein Business und alles, was dich dabei unterstützt, im Business entspannt, organisiert zu sein. Mein Name ist Sonia Schüttler und ich möchte dich dabei unterstützen, weil ich aus eigener Erfahrung weiß, wie viel Positives die richtigen Organisationsgewohnheiten in deinen Business-Altag bringen können. Es sind nicht immer direkt Mitarbeitende oder Assistenzen nötig. Für den Anfang reichen oft gut strukturierte Prozesse und Abläufe und die Nutzung von passenden Tools und Automationen. Lass dich auch in dieser Folge wieder inspirieren. Viel Spaß.

[00:00:43.710]

Hallo und herzlich Willkommen zu einer neuen Folge im Podcast. Ich komme gerade aus dem Urlaub zurück und wahrscheinlich kennst du das auch: Die ersten Tage sind immer nicht ganz frei von Herausforderungen. Und so ging es mir diesmal auch und deswegen möchte ich dir einen kleinen Selbstmanagement-Tipp dalassen. Vielleicht kommst du auch gerade aus dem Urlaub und vielleicht wartet ein großer Berg an Aufgaben auf dich und vielleicht ist das eine kleine Herausforderung gerade für dich. Und das ist natürlich nicht nur ein Thema, wenn du vielleicht gerade aus dem Urlaub zurückkommst. Vielleicht kommst du auch mal aus einer Launch-Phase wieder in den Arbeitsalltag zurück und da wartet ein großer Berg an Aufgaben auf dich. Vielleicht nach einer Krankheitsphase. Es gibt immer wieder Phasen, wo sich die Arbeit auftürmt und wo dir mein heutiger Tipp helfen kann, wieder zurück in deinen Arbeitsmodus zu kommen. Eine Voraussetzung ist immer, dass alle Aufgaben, alle To-Dos, die du hast, an einem Ort gesammelt werden. Das predige ich auch sonst immer sehr gerne. Bei mir ist das zum Beispiel meine To-Do-Liste. Ich habe eine elektronische To-Doliste, die habe ich nicht nur an meinem Mac, die habe ich auch an meinem iPad, die habe ich auch an meinem Handy.

[00:02:03.700]

Das heißt, ich kann überall To-Dos eintragen. Ich kann Sachen da einfach hinschicken per E-Mail, die landen dann in einem Ordner. Es ist sehr niedrigschwellig, da Dinge hinzuschicken. Das heißt, alles, was bei mir an Aufgaben reinkommt und was ich nicht sofort erledigen kann, was also wirklich länger als zwei, drei Minuten dauert, kommt erst mal in die To-Doliste und wird dann eingeplant. Ich plane das je nach Kunde, je nach Kundin, verschieden farbig ein und kann auch direkt einen Termin hinterlegen, kann da Dateien noch anhängen, wenn ich will. Es kann aber auch einfach ein kleiner Text sein. Das kann ich so sehr empfehlen. Vielleicht bist du immer auch der Papiertyp Mensch und schreibst das alles schön auf einer Liste, auch das ist völlig in Ordnung, wenn du da gut mit arbeiten kannst. Wichtig ist eben, dass wirklich alle To-Dos gesammelt an einem Ort sind. Du hast nicht hier ein bisschen, steht da ein bisschen, weil dann können nämlich gut Dinge untergehen. Wenn du jetzt deine Liste, dein Papier, was auch immer mit deinen ganzen To-Dos vor dir hast, dann geh wirklich mal jede einzelne Aufgabe, jedes einzelne To-Do durch und überleg mal, was passiert, wenn ich das jetzt nicht nicht erledige.

[00:03:16.490]

Passiert dann irgendwas ganz Schreckliches? Kriege ich dann am Ende des Monats überhaupt kein Geld rein? Tritt mir dann der Steuerberater, das Finanzamt auf die Füße? Oder passiert dann eigentlich gar nichts Fürchterliches? Wenn dem so ist, dann streicht diese Aufgabe für den Moment. Vielleicht kannst du sagen, wenn du sagst: „Okay, irgendwann will ich sie vielleicht aber noch mal erledigen oder ich will zumindest noch mal drüber nachdenken, wie ich sie erledige, dann kannst du sie einfach „Ich mache das bei solchen Aufgaben gerne, dass ich sie dann einfach in zwei Monaten, drei Monaten noch mal aufplopfen lasse und dann überlege ich noch mal: Hat sich was geändert? Ist sie immer noch sinnfrei? Oder denke ich jetzt vielleicht doch: „Na ja, irgendwie „Das hat doch einen Sinn ergeben, warum ich diese Aufgabe aufgenommen habe, dann kann ich sie dann immer noch erledigen. Und ansonsten kann ich sie dann aber einfach löschen beziehungsweise auf „Erledigt setzen. Wenn so ein großer Berg Arbeit auf dich wartet, so ein großer Berg an To-Dos, solltest du in jedem Fall bei sich wiederholenden Aufgaben sagen: „Okay, die kann ich vielleicht diese Woche einmal rauslassen. Bei mir sind das zum Beispiel Sachen wie Social-Media-Postings. Da habe ich regelmäßige Termine, die immer wieder aufplopfen und die mich immer wieder erinnern: „Ich muss jetzt mal wieder was fertig machen, ich muss Texte fertig machen, Grafiken oder was einplanen.

[00:04:39.100]

Und gerade das ist so ein Punkt, wo ich dann sage: „Okay, wenn ich jetzt wirklich viel zu tun habe, dann ist das für mich in dem Moment das, was ich streichen kann, wo ich sage: „Okay, da befasse ich mich nächste Woche einfach, wenn es wieder aufploppt, mit. Und in dieser Woche kommt das mal einfach raus, weil es mich nur stresst. Das kann zum Beispiel auch was sein: Ich habe zum Beispiel regelmäßige Termine, in denen ich meine Ordner aufräume, in denen ich Fotos aufräume, in denen ich meine Downloads aufräume. Das ist natürlich nichts, was ich jedes Mal skippen kann, wo ich jedes Mal sagen kann: „Nein, da habe ich jetzt keine Lust drauf, aber gerade nach dem Urlaub lasse Haufele, dann fange ich das gerne einmal aus, weil es mich in dem Moment nur stresst und mir dann nicht so viel Nutzen bringt. Ich kann das nächste Woche noch erledigen und so viel mehr Arbeit ist es dann nächste Woche nicht. Wenn du dann jetzt auf deiner Liste wirklich nur noch die Dinge stehen hast, wo du sagst: „Ja, die sollte ich auf jeden Fall jetzt erledigen, dann priorisiere. Schau, wie groß, wie umfangreich sind die Aufgaben und dann planst du dir ein, zwei, maximal drei große Aufgaben und drei bis fünf kleinere Aufgaben direkt für den ersten Tag ein und den Rest schiebst du erst mal auf morgen und am nächsten Tag machst du das wieder genauso, dass du dir ein paar größere Aufgaben und ein paar kleinere Aufgaben einplanst.

[00:06:04.550]

Da kannst du dann auch gut gucken, wann ist für dich die Zeit, wo du die schwierigeren Sachen erledigst. Das ist bei mir zum Beispiel direkt früh morgens als am besten. Da kann ich mich am besten konzentrieren, fokussieren und dann weiß ich, ja, ich habe schon was geschafft. Ich habe schon eine große schwierige Aufgabe erledigt und gerade so nach der Mittagspause mache ich zum Beispiel lieber erst mal was Kleineres und dann vielleicht ein, zwei Stunden später kann ich mich noch mal gut fokussieren, konzentrieren und mach dann vielleicht noch mal eine größere Aufgabe. Da kannst du aber einfach deinen Weg finden. Guck einfach mal, wann bist du besonders leistungsfähig? Wenn du deine Aufgaben jetzt schon mal soweit sortiert hast, schon mal alles für den ersten Tag eingeplant hast, kannst du jetzt mit Fokus an die Arbeit gehen. Dein Gehirn ist beruhigt, weil nicht mehr diese große Liste, dieser riesige Berg auf dich wartet. Und bei mir dauert das meistens so ein, zwei Tage, bis ich dann wieder richtig im Flow bin und dann gehe ich natürlich auch wieder ganz normal mal zu meinem ganz normalen Plan, zu meiner ganz normalen Wochenplanung zurück. Schau mal, wie das dann für dich am besten klappt.

[00:07:06.930]

Wenn du dazu noch eine Frage hast, dann schreib mir gerne, wenn du gerade vielleicht nach dem Urlaub eine besondere Herausforderung mit deinem E-Mail Postfach mit besonders vielen E-Mails hast, dann verlinke ich dir gerne in den Show Notes einmal den Link zu meinem E-Mail-Workshop. Und ansonsten wünsche ich dir einen guten Wiedereinstieg nach der Urlaubszeit und wir hören und sehen uns in der nächsten Folge wieder.