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Emailpostfach aufräumen oder auslagern?

Im Podcast „Entspannt organisiert im Business“ geht es um Dich, Dein Business und um alles, was Dich dabei unterstützt, im Business entspannt organisiert zu sein.

Ich möchte dich dabei unterstützen, weil ich aus eigener Erfahrung weiß, wie viel Positives die richtigen Organisations-Gewohnheiten in Deinen Business Alltag bringen können. Es sind nicht immer direkt Mitarbeitende oder Assistenten nötig. Für den Anfang reichen oft gut strukturierte Prozesse und Abläufe und die Nutzung von passenden Tools und Automation. Lass Dich in dieser Folge wieder inspirieren

Heute geht es im Orga ABC um das Thema: Emails. Das ist ein ganz großes Thema, bei dem ganz oft Rückfragen kommen: Wie funktioniert denn das eigentlich? Was kannst Du denn da eigentlich machen? Wie kannst Du mir Arbeit abnehmen? Und auch: Wie kann ich mein Email Postfach selbst besser organisieren.

 

Meine Tools und meine Email Postfächer

Im Video zeige ich Dir meine Postfächer und mit welchen Programmen ich arbeite.

Bei den meisten Kunden:innen habe ich ein eigenes Postfach, für manche ist es aber auch völlig in Ordnung, dass ich aus meinem eigenen Postfach schreibe und einfach die Signatur meiner Kunden:innen übernehme.

Wenn ich ein eigenes Email Postfach habe, dann kann das je nach Kunden:innen-Wunsch sonia@…, assistenz@… oder team@… heißen. Das ist natürlich ganz flexibel und jede:r Kunde:in entscheidet das je nachdem mit welchen Menschen er:sie arbeitet selbst.

Größtenteils erledige ich per Email Kundenservice. Meine Email-Adresse ist oft schon auf der Webseite für die ersten Anfragen hinterlegt. Teilweise biete ich auch Community-Service und (technischen) Support, vereinbare Termine, sammle Informationen ein und sende Informationen raus.

Außerdem schreibe ich z.B. Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen in verschiedenen Systemen (Datev, lexoffice, Microsoft Word, Pages) und versende diese.

 

Meine Email Signaturen

Für alle Kunden:innen habe ich selbstverständlich eigene Signaturen eingepflegt, die ich bei Bedarf mit wenigen Klicks wechseln kann. Wichtig ist dabei natürlich auch, die CI (Corporate Identity) zu nutzen, die die Menschen schon von Dir kennen. Welche Farben und welche Schriften nutzt Du auf Deiner Webseite oder in den sozialen Medien?

Was kann in einer Signatur stehen?

  • Name, Position und alle wichtigen Kontaktdaten.
  • (Betriebs-)Urlaubsankündigung.
  • Foto oder Logo (auf Größe der Datei achten)
  • Slogan Deines Unternehmens / Businesses.
  • Pronomen oder #gerneperDu (Wie magst Du angesprochen werden?)
  • Datenschutzhinweise für den Erstkontakt. (Wie gehst Du mit den Daten derer um, die Dir schreiben?)
  • Je nach Rechtsform Deines Unternehmens gibt es auch Pflichtangaben.

 

Zeit sparen beim Email schreiben

Meine zwei besten Zeitsparer sind:

Textbausteine, die ich in Microsoft bzw. in den Einstellungen meines Mac hinterlegt habe. Damit kann ich z.B. sobald ich „iwd“ schreibe den Textbaustein „Ich wünsche Dir einen wunderbaren Tag.“ auslösen oder mit „IBAN“ meine Bankverbindung. Wenn ich das ausgiebig nutze, kann ich viel Zeit sparen, die ich sonst mit Suchen verbringe.

Ein weiterer Hack ist es, Texte die ich oft nutze, in den Email-Vorlagen zu speichern. Für eine Kundin sende ich Seminarinfos an Interessierte heraus. Das sind immer dieselben Infos, mit minimalen Änderungen. Dafür habe ich eine Vorlage im Entwürfe-Ordner, die ich schnell kopieren und einfügen kann und dann blitzschnell versende.

 

So bleibt Dein Postfach möglichst leer

Den ersten Tipp habe ich weiter oben schon geschrieben: Die Wiedervorlagefunktion von Spark (auch andere Tools haben diese Funktion) hilft mir sehr dabei, den Email Posteingang leer zu halten.

Des Weiteren hilft es mir sehr, alle Emails, die ich in zwei Minuten erledigen kann einfach sofort zu erledigen oder zu beantworten. Dann kann die Mail direkt archiviert werden und ist weg. Es würde mich in dem Fall wahrscheinlich mehr Zeit kosten, mir ein Todo anzulegen oder die Mail auf Wiedervorlage zu legen.

Bei allen anderen Emails schaue ich direkt:

Habe ich die Mail nur zur Information erhalten? – Dann sende ich sie per Mail direkt an Evernote (mein digitales Gedächtnis) und sie kann ebenfalls archiviert werden.

Enthält die Mail eine Aufgabe, die ich erledigen darf, dann übernehme ich das Todo mit einem Termin in meine Todo-Liste, sende die Mail ebenfalls an Evernote und archiviere sie. Sobald ich das Todo dann erledigen mag, schaue ich in Evernote nach der Mail und weiß dann, dass dort alle Infos liegen, die ich benötige.

Manche Emails bewahre ich ein paar Tage im Posteingang auf. Teils weil es Infos sind, die ich in den nächsten 1-2 Tagen benötige, oder weil ich noch auf weitere Informationen warte.

Da hilft mir z.B. die Kennzeichnung in AppleMail oder Outlook sehr. Alle Mails, mit Todos markiere ich rot, die die ich noch zur Info aufbewahre, kennzeichne ich blau, bei den grauen warte ich noch auf Antwort.

 

Eine gute Aufräumhilfe für Dein Email Postfach sind auch Regeln. Alle Newsletter, die ich bekomme, werden durch eine Regel automatisch in einen bestimmten Ordner verschoben. Wenn ich dann zwischendurch (vor einem Termin, einem Zoom-Meeting o.ä.) ein bisschen Zeit habe, schaue ich in den Ordner, und lese oder lösche diese Newsletter. Die Newsletter, die mich gerade nicht mehr interessieren oder mich nicht mehr weiterbringen, die bestelle ich direkt ab.

Alle diese Newsletter verstopfen nicht meinen Email Posteingang.

 

Natürlich ist es auch möglich, dass Du Dir Unterordner einrichtet und damit arbeitest. Eventuell einen Ordner „Todo“, einen Ordner „Warte auf Antwort“ etc. und alle Emails dort hinein schiebst, aber ich empfehle das nicht. Meiner Erfahrung nach verlierst Du damit schnell den Überblick.

 

Tipp: Im Video zeige ich Dir noch einen kleinen Hack für Microsoft Outlook um Mails im Eingang zu kennzeichnen.

 

Mehr Leichtigkeit in der Arbeit mit Deinen Emails

Diese drei Dinge bringen mehr Leichtigkeit und Effizienz in Deine Emails und die Emails der Menschen, denen Du schreibst:

  • Verwende aussagekräftige Betreffszeilen mit vielen Infos und Details: z.B. Kundenbesuch 18.10.2022 in Köln. So siehst Du direkt, worum es in der Mail geht.
  • Setze die „Priorität“ einer Email nur dann auf „hoch“, wenn es unerlässlich ist.
  • Manchmal ist eine Email nicht das richtige Medium – überlege immer, ob es einen einfacheren Weg gibt. Zum Beispiel über einen Anruf oder eine Notiz in einem Projektmanagement-Tool in dem Du mit der Person arbeitest (MeisterTask, Trello…)

Ich empfehle Dir, dass Du alle Benachrichtigungen an allen Geräten (Ton, Bubble und Banner) aus schaltest und wirklich nur zu festen Zeiten in Dein Email Postfach schaust und Deine Mails bearbeitest.

Am einfachsten ist das, wenn Du Deinen Arbeitstag in Zeitblöcke einteilst und davon 2-3 über den Tag verteilt für Deine Emails blockst. Weitere Zeitblöcke kannst Du für verwandte Aufgabenarten nutzen, beispielsweise ein Block für Buchhaltung, ein Block für Angebote, ein Block für Telefonate, ein Block für die Arbeit am Business…

 

Dein Postfach ist schon voll?

Meine besten Tipps für eine Basic-Ordnung, wenn Dein Postfach gerade schon voll ist, sind noch zusätzlich diese:

  • Trenne Private und Business Mails. Erstelle Dir auf jeden Fall 2 getrennte Email Adressen dafür.
  • Bestelle Newsletter ab und richte Dir eine Regel ein, damit die Newsletter direkt in einen Unterordner verschoben werden (z.B. alle Mails von dem Absender X direkt in den Ordner Newsletter).
  • Miste regelmäßig aus. Auch mir passiert es immer mal wieder, dass Mails liegen bleiben, daher habe ich in meiner Wochen-Routine dafür ein Todo.
  • Eventuell hilft es Dir auch, die Emails, die Du in Kopie bekommst direkt auszusortieren (wenn Dein Postfach wirklich überquillt) – die können ja erstmal nur zur Info sein und sind nicht so wichtig, wie die Dinge, die direkt an Dich geschickt werden.

Ich freue mich, wenn Du für Dich und Dein Email Postfach ein paar Tipps aus diesem Artikel mitnehmen konntest. Schreib mir gern, was Dein bester Hack ist – ich freu mich auf Post von Dir!

 

Mein Name ist Sonia Schüttler und ich habe vor über 20 Jahren meine Ausbildung zur Industriekauffrau abgeschlossen. Danach habe ich jahrelange Erfahrung als Assistenz und Sachbearbeitung gesammelt und bin jetzt seit Anfang 2018 als selbstständige virtuelle Assistentin tätig.

Selbstständig zu sein ist für mich mehr als nur ein Job: Durch die Freude an der Arbeit und den tieferen Sinn, den ich darin sehe, kann ich noch bessere Leistungen für meine Kunden:innen erbringen.

Ich möchte Dich dabei unterstützen, Dein Business entspannt zu organisieren, weil ich aus eigener Erfahrung weiß, wieviel positives die richtigen Organisations-Gewohnheiten in Deinen Business Alltag bringen können.

Mehr Fokus, bessere Organisation und mehr Produktivität

für Dein Business durch

Routinen und Gewohnheiten:

Dadurch, dass Dein Gehirn Gewohnheiten ohne großen neuronalen Aufwand ausführen kann, sparst Du Energie.

 Dinge, die Du routiniert ausführst, erledigst Du präzise und schnell. Dir passieren weniger Fehler und Du bist produktiver.

 Das schafft Zeit für Kreativität, Spontanität und für Dich!

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