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Produktiv im Business mit Kanban
Im Podcast „Entspannt organisiert im Business“ geht es um Dich, Dein Business und um alles, was Dich dabei unterstützt, im Business entspannt organisiert zu sein. Ich möchte Dich dabei unterstützen, weil ich aus eigener Erfahrung weiß, wie viel Positives die richtigen Organisations-Gewohnheiten in Deinen Business Alltag bringen können.
Es sind nicht immer direkt Mitarbeitende oder Assistenten nötig. Für den Anfang reichen oft gut strukturierte Prozesse und Abläufe und die Nutzung von passenden Tools und Automation.
Lass Dich in dieser Folge wieder inspirieren.
Produktiv arbeiten mit Kanban Boards
Ich lege für meine Kunden und Kundinnen und auch für mich selber zur Organisation im Business total gerne Kanban Boards an. Vielleicht ist das auch für Dich ein gutes Tool, lass Dich in dieser Folge ein bisschen inspirieren und guck, ob Du Dein Business damit auch entspannter organisieren kannst.
Was ist Kanban?
Das Kanban-System stammt ursprünglich aus dem Japanischen und „Kanban“ heißt so viel wie Karte oder Beleg.
Es ist eine Methode der Produktionsprozess-Steuerung. Es ist sehr produktiv, um Arbeitsprozesse effektiv, transparent und vor allen Dingen zielführend einzusetzen. Mit einem Kanban Board, mit dem Du dann arbeitest, kannst du auf einen Blick einen guten Überblick über alle Prozesse und alles, was gerade in diesem Projekt passiert, bekommen.
Die Kanban Methode und vor allen Dingen auch das Kanban Board hilft dir die Arbeit die Arbeitsschritte zu visualisieren. Du siehst am Board auf einen Blick, welche Schritte gerade gemacht werden, welche Prozesse nötig sind.
Die Effizienz wird dabei optimiert und es ermöglicht dauernde Verbesserungen.
Der Aufbau eines Kanban Boards
Im Video zeige ich Dir, wie ein Kanban-Board aussieht. Der Aufbau ist relativ einfach. Es erinnert ein bisschen an eine Pinnwand, an die verschiedene Kärtchen gepinnt sind. Du hast verschiedene Spalten nach unten und jede dieser Spalten hat eine Überschrift. Diese Spalten kannst Du hinzufügen, löschen und die Überschriften ändern.
In jeder Spalte sind einzelne Kärtchen gepinnt. Und diese Kärtchen kannst Du natürlich auch zwischen den Spalten verschieben.
Und auch die Karten kannst du natürlich hinzufügen, verschieben, löschen. Den Status kannst du auch auf abgeschlossen setzen. Oder Karten archivieren, dann verschwinden sie vom Board.
Alle Karten haben einen Titel und eine Beschreibung.
Wir schauen uns im Video mein Podcast-Prozessboard an. Das ist mein Haupt Tool für meinen Podcast und ich habe natürlich für jede Podcastfolge, die schon in Arbeit oder in der Planung ist, eine Karte angelegt.
In jeder Karte sehe ich dann Stichpunkte, was ich zeigen möchte, ich lade ein Skript hoch und habe insgesamt über 30 Todos für jede Folge. Dazu gehören Vorbereitungen, die Podcast und Videoaufnahme und die Postings in den Sozialen Medien.
Zu jeder Karte können auch Anhänge und Kommentare hinzugefügt werden.
Du kannst bei den Karten mit „Tags“ arbeiten um auf den ersten Blick eine Sortierung zu sehen.
Die Arbeit im Team
Einzelne Kanban-Boards kannst Du wunderbar im Team mit Deinen Mitarbeitenden und/oder KundenInnen bearbeiten.
Die Kommunikation kann dann auf der Karte stattfinden, so dass alle Informationen direkt für alle User einsehbar sind. Wenn Du ein Todo oder eine Information auf der Karte vermerkst, kannst Du andere dann auch markieren.
Dadurch, dass die Kommunikation auf dem Board stattfindet, gibt auch nicht mehr so viele Emails in Deinem E Mail Postfach. Dein Postfach ist deutlich leerer und es kann alles in den Karten nachgelesen werden. Worüber habt ihr euch unterhalten? Was ist festgelegt worden? Welche Todos sind festgelegt worden? Es gibt einen sehr schönen Überblick.
Außerdem kannst Du auf jeder Karte Deine Zeit tracken, ein Fälligkeitsdatum und Zuständige festlegen.
So kannst Du ruhigen Gewissens Todos an Mitarbeitende weitergeben und kannst jederzeit den Status einsehen.
Die Vorteile in der Arbeit mit Kanban Boards
Ein Grund, warum ich gern mit Kanban Boards arbeite, ist die große Flexibilität. Es ist möglich unzählige Projekte und Prozesse abzubilden: Seminar- oder Veranstaltungsplanung und Organisation, Contentplan / Redaktionsplan, Podcast-Planung, Kongress-Planung, Auftrags-Bearbeitung, Projektmanagement, Support / Kundenservice, Vertriebsarbeit, Businessplan, Ideensammlung, Visionboard (Du kannst auch mit Bildern arbeiten).
Außerdem hast Du einen perfekten Überblick über Dein Projekt. Alle Informationen sind an einem Ort gebündelt und gut überblickbar. Du kannst viel Zeit sparen, die du sonst mit Suchen verwenden würdest. Und durch die Übersicht in den Spalten ist es allen Nutzern möglich, direkt einen sehr guten Überblick zu bekommen. Alles was aktuell ist zu sehen, was ist offen, was ist in Arbeit, was ist fertig?
Durch die Anhangfunktion kannst Du in jeder Karte z.B. immer alle nötigen Dokumente zur Hand haben. Das kann z.B. ein Angebot, eine Auftragsbestätigung, ein Skript, eine Zeichnung etc. sein.
Du kannst durch standardisierte Prozesse viel Zeit sparen. Für meine Podcastfolgen habe ich eine standardisierte Checkliste mit über 30 Todos, die ich in jede Folge bzw jede Karte mit 2 Klicks rein laden kann. Das spart mir viel Zeit und Energie.
Meine 3 liebsten Hacks:
- Ich kann eine Email (z.B. eine Anmeldung für ein Seminar) direkt an eine Spalte senden. Alle Anhänge werden dann direkt angehangen, alle Texte aus der Email stehen in der Karte.
- Durch ein @Name kann ich Mitarbeitende auf einer Karte markieren und sie erhalten wichtige Informationen oder Todos direkt.
- Es ist möglich, einer Karte ein Fälligkeitsdatum zu geben. Dadurch kann ich mich (oder Mitarbeitende) an Todos erinnern lassen.
Im Video zeige ich Dir einige meiner Boards (unter anderem mein Podcastboard) und verschiedene Beispielboards. Natürlich verrate ich Dir auch einige meiner besten Tricks.
Schau auf jeden Fall mal rein.
Welches Projekt oder welchen Prozess für Dein Business könntest Du mit einem Kanban-Board umsetzen? Lass uns gern darüber sprechen.
Mein Name ist Sonia Schüttler und ich habe vor über 20 Jahren meine Ausbildung zur Industriekauffrau abgeschlossen. Danach habe ich jahrelange Erfahrung als Assistenz und Sachbearbeitung gesammelt und bin jetzt seit Anfang 2018 als selbstständige virtuelle Assistentin tätig.
Selbstständig zu sein ist für mich mehr als nur ein Job: Durch die Freude an der Arbeit und den tieferen Sinn, den ich darin sehe, kann ich noch bessere Leistungen für meine Kunden:innen erbringen.
Ich möchte Dich dabei unterstützen, Dein Business entspannt zu organisieren, weil ich aus eigener Erfahrung weiß, wieviel positives die richtigen Organisations-Gewohnheiten in Deinen Business Alltag bringen können.
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