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Orga ABC – Vereinfache, automatisiere und lagere aus im Business
Was ist das Orga ABC?
Vor einigen Wochen ging mein Online-Kongress „Entspannt organisiert im Business“ zu ende. Von einigen Teilnehmenden habe ich die Rückmeldung erhalten, dass sie gar nicht genau wissen:
- Was kann ich in meinem Business vereinfachen?
- Welche Aufgaben kann ich auslagern oder delegieren?
- Welche Todos kann ich automatisieren?
- Wo kann ich Zeit sparen?
- Und welche Tools und Programme kann ich nutzen?
Genau diese Fragen möchte ich im Orga ABC beantworten.
In dieser Folge geht es um das Thema: Backoffice. Ich stelle Dir einige Tools vor, die ich im Business nutze und zeige sie Dir im YouTube Video direkt.
Ablage im Backoffice: Google Drive
Im Google Drive habe ich meine langfristige Ablage für mein eigenes Business und die Dateien für meine Kunden und Kundinnen gespeichert. Ich kann Dateien oder Ordner auch für meine Kunden:innen freigeben und so können wir zusammen an Dokumenten arbeiten.
Durch die einfache Ablagestruktur und die wirklich gute Suche finde ich hier immer alles wieder.
Zum Thema Datenschutz kann ich in den Google-Einstellungen festlegen, dass alle Daten auf Servern in der EU gespeichert werden.
Digitales Gedächtnis: Evernote
Auch Evernote nutze ich für die digitale Ablage, aber eher für die Dinge, die ich täglich benötige und für die Dateien, an die ich öfter dran muss. Hier gibt es auch eine Ordnerstruktur mit einzelnen Ordnern für Kunden:innen und diverse Projekte. Auch für meine private Ablage finde ich Evernote unersetzlich.
Ich lege hier Notizen, Texte und auch Fotos und PDF Dateien ab. Auch hier gibt es eine großartige Suchfunktion, die auch in PDF Dateien suchen kann.
Es besteht auch hier die Möglichkeit, Notizen mit anderen zu teilen. Das nutze ich z.B. für meine Stundenabrechnungen mit meinen Kunden:innen. Ich gebe die jeweilige Notiz für den:die Kunden:in frei und somit kann der:die Kunde:in immer genau schauen, wieviele Stunden ich bereits gearbeitet habe.
Der Überblick über das Backoffice: Todoist
Meine Todo-Liste liegt in Todoist. Dort lasse ich mich an wiederkehrende und einmalige Aufgaben erinnern. Ich habe für jede:n Kunden:in und für einzelne Projekte Tags angelegt und darunter sind jeweils die Aufgaben sortiert.
Es funktioniert großartig für wiederkehrende Aufgaben, wie z.B. die monatlichen Unterlagen für Kunden:innen an die jeweiligen Steuerberater zu senden, Rechungen zu schreiben, Podcastfolgen zu veröffentlichen… und auch für einmalige Todos.
Auch hier ist die Zusammenarbeit in Teams für einzelne Projekte möglich.
Ein wichtiger Bestandteil im Backoffice: Deine EMails
Als virtuelle Assistentin habe ich auch bei meinen Kunden:innen eigene Postfächer. Es sind mittlerweile so viele, dass ich mit verschiedenen Tools arbeite um mich gut sortieren zu können.
Für meine eigenen Mails nutze ich beispielsweise Apple Mail und für eine Kundin arbeite ich mit Microsoft Outlook um die Serienemail-Funktion nutzen zu können.
Für einen anderen Kunden arbeite ich mit Spark. Hier können wir gut im Team arbeiten und es gibt dafür auch extra geteilte Ordner.
Großartig ist auch die Funktion, dass ich Emails für später auf Wiedervorlage legen kann. Die Emails verschwinden dann aus meinem Posteingang und tauchen dann erst wieder auf, wenn das Wiedervorlage-Datum erreicht ist. Somit ist der Posteingang immer übersichtlich und aufgeräumt.
Microsoft Office im Backoffice
Im entspannt organisierten Backoffice darf natürlich Microsoft Office nicht fehlen. Das ist eine gute Investition für den entspannten Büroalltag.
Rechnungen schreiben
Für meine eigene Buchhaltung und meine Rechnungen nutze ich seit einigen Jahren die Kombination aus lexoffice und Kontist. Beides greift wunderbar ineinander, gibt mir einen guten Überblick und ist sehr intuitiv nutzbar.
Auch für einige Kunden schreibe ich die Rechnungen in lexoffice, für andere in Datev.
Welche Tools und Programme nutzt Du bereits? Melde Dich gern bei mir, wenn Du Fragen zum Thema hast.
Mein Name ist Sonia Schüttler. Ich habe vor über 20 Jahren meine Ausbildung als Industriekauffrau abgeschlossen und langjährige Berufserfahrung als Assistenz, Sachbearbeiterin und im Backoffice.
Seit Anfang 2018 bin ich als virtuelle Assistentin selbstständig tätig, weil ich mir aussuchen wollte mit wem ich arbeite und was ich tue. Ich glaube, das lässt mich meine Aufgaben noch besser und zufriedener erledigen.
Einerseits unterstütze ich Unternehmer und Unternehmerinnen in der rein virtuellen Zusammenarbeit als virtuelle Assistentin.
Andererseits möchte ich auch Selbstständigen und Unternehmer:innen helfen, die (noch) keine VA benötigen.
Sind wir schon vernetzt?
Ich freue mich, wenn Du für Dich und Dein Business etwas aus dem Podcast mitnehmen kannst. Wenn Du magst, unterstütze mich gerne mit einer virtuellen Tasse Kaffee 🙂 - Danke!
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