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Zeit sparen durch feste Arbeitsabläufe im Business
Im Podcast „Entspannt organisiert im Business“ geht es um Dich, Dein Business und um alles, was Dich dabei unterstützt, im Business entspannt organisiert zu sein. Ich möchte Dich dabei unterstützen, weil ich aus eigener Erfahrung weiß, wie viel Positives die richtigen Organisations-Gewohnheiten in Deinen Business Alltag bringen können.
Es sind nicht immer direkt Mitarbeitende oder Assistenten nötig. Für den Anfang reichen oft gut strukturierte Prozesse und Abläufe und die Nutzung von passenden Tools und Automation.
Lass Dich in dieser Folge wieder inspirieren.
Das Thema dieser Folge sind:
Die Arbeitsabläufe oder Prozesse in Deinem Business
Der eine oder die andere mag jetzt denken: Ich bin Solopreur:in – sowas gibt es doch bei mir gar nicht. Das Thema ist für mich gar nicht relevant. – Aber: Bleib ruhig dabei.
Auch in Deinem Business, egal, wie klein oder groß es ist, gibt es Dinge, die regelmäßig nach einem ähnlichen (oder im besten Fall) nach dem gleichen Schema ablaufen. Das sind Deine Prozesse und hier Du kannst Du Zeit und Energie sparen.
Was ist ein Prozess eigentlich?
Gehen wir mal einen Schritt zurück und überlegen: Was sind in Deinem Business die Prozesse und Arbeitsabläufe und wo gibt es Optimierungspotenzial?
Du musst sicher auch ganz viele Dinge im Auge im Kopf behalten – und das nicht nur im Business. Schreibe alle Arbeitsabläufe die regelmäßig vorkommen auf und notiere auch Schritt für Schritt, was Du (oder andere) genau tun, bis der Arbeitsablauf abgeschlossen ist.
Zum Beispiel: Eine Kundenanfrage kommt rein. Was musst Du dann tun? Welche Dinge, Tools, Unterlagen, Materialien… brauchst du dafür? Gibt es zeitliche Vorgaben? Welche Informationen benötigst Du? Wo werden alle Dinge notiert?
Für solche Vorgänge gibt es auch bei Dir garantiert Arbeitsabläufe, die Du bis jetzt einfach „nur“ in Deinem Kopf hast. Es wird Dir helfen, wenn du alle Arbeitsschritte einmal aufschreibst. Dann kannst du die einzelnen Schritte in Deine ToDo Liste aufnehmen oder im Kalender oder Kanban Board im Auge behalten.
Die Vorteile bei klaren Arbeitsabläufen oder Prozessen
Alles, was du notiert hast, ist aus Deinem Kopf raus und macht Platz für die täglichen Todos.
Dadurch werden die Prozesse viel schneller klar und ausführbar. Auch die Zuständigkeiten sind dann ganz klar: Wenn Deine Assistenz z.B. manche Aufgaben erledigt. Du findest auch viel schneller Mitarbeiter:innen, wenn du welche suchst. Und für dich als Unternehmer oder Unternehmerin wird die Arbeitsbelastung geringer.
Welche Arten von Arbeitsabläufen gibt es?
Ganz grob können wir die Prozesse oder Arbeitsabläufe, die in Deinem Business vorkommen, in zwei Kategorien unterteilen. Einmal sind die Hauptprozesse. Das ist alles, was Dir direkt Geld einbringt. Das sind zum Beispiel Aufträge, Onlinekurse oder Einnahmen über Deinen Onlineshop.
Erstelle Dir eine Liste: Welche Arbeitsabläufe sind das, die in Deinem Business regelmäßig stattfinden. Wo kommt das Geld überhaupt rein?
Im zweiten Schritt notiere: Welche Schritte sind nötig, welche Dinge benötigst Du dafür? Gibt es auch Schritte, die jemand anders für Dich ausführt?
Das kannst Du für den Anfang einfach auf einem Blatt Papier machen, dort notierst Du Schritt für Schritt alles: Vom Angebot bist zum Zahlungseingang. Alle Schritte die in diesen Arbeitsablauf reingehören.
Weitere Arbeitsabläufe in Deinem Business
Und die zweite große Gruppe sind die unterstützenden Prozesse oder Arbeitsabläufe. Das ist alles, was dazu beiträgt, dass Dein Business läuft, aber nicht direkt Geld einbringt.
- Zum Beispiel Dein CRM: Für den Anfang kann das einfach Dein Adressbuch sein oder eine Tabelle.
- Oder Deine Buchhaltung, die Du natürlich auch mit einer Tabelle führen kannst und den Rechnungen kannst Du z.B. in Word schreiben. Hier empfehle ich Dir allerdings von Anfang an ein Tool zu nutzen. Das wird Dir Zeit und Nerven sparen.
- Auch Deine Social Media Planung ist ein unterstützender Prozess. An diesem Punkt kann es empfehlenswert sein, wenn Du einen Content – und einen Prozessplan führst, in dem Du für Dich auflöst: Welche Kanäle willst Du bespielen? Wo ist Deine Zielgruppe? Welchen Content kannst Du posten? Wann kannst Du posten?
All das darfst Du für Dein Business einmal notieren. Auf Dauer sollte Dein Ziel natürlich sein, alles auszulagern, was andere besser oder schneller erledigen können.
Das heißt nicht zwingend, dass Du direkt mit einer Assistenz oder Mitarbeitenden arbeiten musst. Es kann auch sein, dass du einfach Dinge an ein Tool auslagern kannst. Im Endeffekt kann nur so Dein Business wachsen.
Tipp: Nicht das Tool, was Du nutzt, ist wichtig. Wichtig ist, dass Du ins Handeln kommst, Deine Prozesse klar auflistest und einen Überblick über Deine Prozesse hast.
Ein Beispielprozess
Für meine Orga nutze ich das Tool MeisterTask. Es ist ein sehr intuitives Tool, entwickelt und gehostet in Deutschland. Hier findest Du eine Podcastfolge dazu, wenn Du noch nicht weißt, mit welchem Tool Du arbeiten willst.
Im YouTube-Video zu dieser Folge zeige ich Dir anhand meines Podcast-Prozesses einen Workflow in meinem Business. Ich habe für meine Podcast-Folgen einen Standardprozess angelegt, in dem ich jeden Arbeitsschritt dokumentiert habe. Somit kann ich kein Todo vergessen und durch die routinierten Arbeitsschritte spare ich mir viel Energie und Denkarbeit und die Qualität ist immer gleichbleibend.
Für jede Podcastfolge gibt es eine „Karte“, in der alle wichtigen Infos, Links, Texte, Bilder, Trailer, Dateien etc. die diese Folge betreffen, gespeichert sind. Damit weiß ich immer genau, wo alles zu finden ist.
Diesen Workflow prüfe ich natürlich regelmäßig, ob Dinge sich geändert haben, was ich noch vereinfachen oder automatisieren kann. Das gibt mir viel Raum für Optimierung des Prozesses.
Natürlich arbeite ich nicht nur für meinen Podcast nach dem Prinzip und lege Arbeitsabläufe und Prozesse an. Jede Aufgabe, die in meinem Business relativ regelmäßig vorkommt, erfasse ich so.
Du kannst das z.B. fürs Onboarding von Kunden und Kundinnen nutzen, für Gruppenprogramme, für Launches, für Abrechnungen. Damit hast Du immer einen guten Überblick und kannst schnell erfassen, wo noch Optimierungspotenzial ist.
Wie kannst Du den ersten Schritt machen… ?
Ich freue mich, wenn Du aus dieser Folge wieder Inspiration für Dein Business mitnehmen konntest.
Schreibe Dir gerne erst mal auf einen Zettel oder in eine Datei:
Im zweiten Schritt kannst Du anfangen und den ersten Prozess detailliert auflisten. Vielleicht fällt Dir direkt etwas auf, was Du verbessern, an ein Tools auslagern oder optimieren könntest.
Wenn Du gerne mehr zum Thema Prozesse und Arbeitsabläufe wissen möchtest oder noch eine Rückfrage hast, dann schreib mir gerne.
FAQ
Diese Fragen habe ich im Nachgang zu der Folge noch beantwortet. Vielleicht interessiert es Dich auch:
Wie kann ich Verbesserungsmöglichkeiten in meinen bestehenden Prozessen finden?
Wenn Du Deine Prozesse detailliert notiert hast, kannst Du jeden einzelnen Schritt hinsichtlich Zeitaufwand, Ressourcen und Häufigkeit von Fehlern analysieren. Damit findest Du ineffizierte Bereiche und Engpässe. Hier kannst Du dann ansetzen und die Prozesse noch besser machen.
Welche Kriterien darf ich bei der Auswahl von Automatisierungstools beachten?
Ich spreche immer gern mit anderen Selbstständigen und schaue, welche Tools bei ihnen schon gut laufen, was sie an den Tools schätzen und was nicht. Natürlich kannst Du das auch gut online oder in Netzwerken (Offline oder Facebook oder LinkedIn) recherchieren.
Wichtig ist auch, dass Du überlegst, welche Tools Du schon nutzt und ob und wie neue Systeme damit zusammen arbeiten.
Ein Blick auf die Skalierbarkeit und die Kostenstruktur ist auch empfehlenswert.
Ich persönlich zahle sehr gern für ein gutes Tool und behalte meine Kosten dabei im Blick.
Kann und wird mein Team aus (freien) Mitarbeitenden die Prozesse gut nutzen (können)?
Ich empfehle Dir, klare Arbeitsanweisungen zur Verfügung zu stellen. Ich arbeite an dieser Stelle sehr gern mit Bildschirmvideos, in denen ich zeige und erkläre, wie etwas funktioniert. Die Videos können heruntergeladen und immer mal wieder geschaut werden, wenn etwas nicht klar ist.
Auch die Arbeit mit Projektmanagement-Tools ist zeit- und ressourcensparend und hilft, dass alle den Überblick behalten. Solange alle Unterhaltung und Korrespondenz untereinander und mit anderen über das Tool läuft, haben alle Einblick und behalten den Überblick über den Gesamtprozess.
Mein Name ist Sonia Schüttler und ich habe vor über 20 Jahren meine Ausbildung zur Industriekauffrau abgeschlossen. Danach habe ich jahrelange Erfahrung als Assistenz und Sachbearbeitung gesammelt und bin jetzt seit Anfang 2018 als selbstständige virtuelle Assistentin tätig.
Selbstständig zu sein ist für mich mehr als nur ein Job: Durch die Freude an der Arbeit und den tieferen Sinn, den ich darin sehe, kann ich noch bessere Leistungen für meine Kunden:innen erbringen.
Ich möchte Dich dabei unterstützen, Dein Business entspannt zu organisieren, weil ich aus eigener Erfahrung weiß, wieviel positives die richtigen Organisations-Gewohnheiten in Deinen Business Alltag bringen können.
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Ein kurzes, knackiges Video mit einem Orga Hack oder einer Business Routine.
Aufgaben und Todos, die Du routiniert ausführst, erledigst Du präzise und schnell. Dir passieren weniger Fehler und Du bist produktiver.
Das schafft Zeit für Kreativität, Spontanität und für Dich!
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